Replanteamiento de la gestión de proveedores en un mundo descentralizado

La gestión de proveedores ha sido durante mucho tiempo una parte central del ciclo de vida de la adquisición, pero la forma en que las organizaciones compran ha cambiado dramáticamente. Debido a que las empresas son más descentralizadas, digitales y dinámicas que nunca, los interesados en todos los departamentos y ubicaciones ahora toman decisiones de compra diariamente, a menudo fuera de los procesos de adquisición tradicionales. 

Esto significa que la gestión de proveedores ya no es solo mantener registros de proveedores ni negociar contratos, sino moldear el comportamiento de compra a escala. Esto incluye considerar: 

• Dónde compran realmente los empleados

• Qué tan fácil es seguir las rutas preferidas

• Si puedes ver y guiar esas decisiones en tiempo real

Para los líderes de adquisición, este cambio crea tanto riesgo como oportunidad. El riesgo es perder el control de las relaciones con proveedores a medida que las compras se distribuyen en innumerables canales. La oportunidad es integrar la gestión de proveedores en las compras cotidianas y apoyarla con herramientas que hagan que las opciones correctas sean las más fáciles.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores es la disciplina de supervisar las relaciones de tu organización con proveedores y prestadores de servicios para garantizar que entreguen valor, cumplan con las expectativas y se alineen con los objetivos comerciales. Tradicionalmente, esto ha incluido un conjunto definido de actividades diseñadas para traer estructura y control a las interacciones con proveedores.

Los elementos comunes de la gestión de proveedores incluyen:

• Incorporación, calificación y debida diligencia de proveedores: evaluar proveedores potenciales contra criterios como estabilidad financiera, capacidades, estado de diversidad y certificaciones puede ayudarte a decidir si quieres hacer negocios con ellos.

• Monitoreo continuo del desempeño de proveedores: el seguimiento de las métricas de desempeño de los proveedores a lo largo del tiempo garantiza que los proveedores cumplan con las expectativas de servicio, calidad, costo y contractuales.

• Seguimiento de la conformidad de los proveedores: monitorear si los proveedores cumplen los términos del contrato, las políticas y los requisitos regulatorios te permiten mantener la responsabilidad.

• Mitigación de riesgos de terceros: identificar, evaluar y mitigar los posibles riesgos operacionales, financieros, de ciberseguridad y reputacionales ayuda a proteger tu organización de disrupciones inesperadas.

• Desvinculación de proveedores: ejecutar un proceso de salida estructurado, incluido el cierre de cuentas, la transición de servicios y el cumplimiento de obligaciones contractuales, financieras y de datos, preserva la continuidad operacional y el cumplimiento normativo.

Según la Encuesta Anual de Riesgos Ejecutivos de 2026 de la Iniciativa ERM de NC State y Protiviti, el riesgo de terceros es una de las diez principales preocupaciones a corto plazo para los ejecutivos, precedida solo por amenazas cibernéticas.

La gestión de riesgos de proveedores es especialmente importante dado el aumento en las violaciones de la seguridad de los datos. Según un estudio reciente de Mitratech, los incidentes de seguridad de terceros aumentaron casi un 50 % en un año, donde más del 60 % de las organizaciones reportaron un incidente. La gestión de proveedores ayuda a proteger tu organización, respalda el control de costos y el poder de negociación, y permite la entrega consistente de calidad y servicio. 

Sin embargo, a medida que las compras se vuelven cada vez más descentralizadas, el proceso de gestión de proveedores ya no puede depender únicamente de controles ascendentes como la gestión de contratos y las listas de proveedores autorizados. Para ser efectivo, también debe extenderse a la realidad descendente de cómo y dónde compran realmente los empleados.

Por qué falla la gestión de proveedores

La mayoría de los líderes de adquisición entienden cómo se ve la gestión de proveedores “buena” en papel. Sin embargo, muchos luchan por lograr un control, visibilidad y valor consistentes en la práctica, especialmente en organizaciones descentralizadas. 

Según la Encuesta Anual de Riesgos Ejecutivos de 2026 de la Iniciativa ERM de NC State y Protiviti, los fallos de terceros son la causa principal de la disrupción de la cadena de suministro, con el 43,6 % de las organizaciones que experimentan un retraso relacionado con proveedores. Tales incidentes destacan los impactos en el mundo real de la mala gestión de relaciones con proveedores.

Una razón clave por la que la gestión de proveedores se desmorona es que no está completamente conectada con las realidades de las compras diarias, y esa desconexión se manifiesta como canales de compra fragmentados, visibilidad limitada del gasto e incumplimiento inconsistente de proveedores y contratos preferidos.

Canales de compra fragmentados

La compra fragmentada es un desafío común en las organizaciones. Los empleados compran a una amplia gama de fuentes: proveedores locales, minoristas en línea especializados, soluciones de compra para consumidores y proveedores de nicho no cubiertos por contratos de proveedores centralizados. Cada canal puede tener sentido de forma aislada, pero colectivamente erosionan la gestión de proveedores.

Por ejemplo, un equipo de instalaciones podría obtener suministros de mantenimiento de un proveedor local en el que confían, mientras que un equipo de operaciones ordena artículos similares de un minorista en línea. Mientras tanto, una oficina remota utiliza un proveedor completamente diferente. Es posible que Adquisiciones haya negociado proveedores preferidos, pero si los empleados no están obligados o habilitados para usarlos, el gasto se dispersa rápidamente.

Esta fragmentación dificulta la aplicación de estándares, la agregación de volumen o incluso saber qué proveedores están activos en toda la organización. La gestión de proveedores se vuelve reactiva, y persigue decisiones que ya han sido tomadas.

Visibilidad limitada del gasto en proveedores

Cuando las compras ocurren en sistemas desconectados, la visibilidad sufre. Los equipos de Adquisición pueden ver el gasto a un nivel alto pero carecen de detalles sobre qué proveedores se están utilizando, por quién y para qué. Esta opacidad socava casi todos los aspectos de la gestión de proveedores.

Sin una visibilidad clara, realizar evaluaciones de riesgo de proveedores o evaluar el desempeño se vuelve difícil. También es más difícil identificar oportunidades de consolidación o negociar mejores términos, y los problemas con el cumplimiento de compras pueden pasar desapercibidos hasta que se vuelven costosos. En algunos casos, las organizaciones pueden incluso descubrir que dependen demasiado de ciertos proveedores o que se relacionan con proveedores que no habrían autorizado.

La visibilidad limitada también debilita la capacidad de adquisición para demostrar valor. Cuando los datos de gasto son incompletos o están retrasados, es difícil conectar los esfuerzos de gestión de proveedores con resultados medibles.

Cumplimiento inconsistente de proveedores preferidos y contratos

Incluso cuando las organizaciones tienen programas sólidos de proveedores preferidos, el cumplimiento suele ser inconsistente. Los empleados pueden no saber qué proveedores son los preferidos, encontrar que las opciones autorizadas son difíciles de acceder o recurrir a hábitos de compra familiares que se sienten más rápidos y fáciles.

Esta desviación de cumplimiento a menudo refleja una desconexión entre la política y el proceso. Si seguir a los proveedores preferidos requiere pasos adicionales, autorizaciones o navegación del sistema, los empleados buscarán alternativas, especialmente para compras cotidianas de bajo valor.

Con el tiempo, la erosión del cumplimiento de compras diluye el impacto de la gestión de proveedores. Los precios contratados no se utilizan, los datos de proveedores se fragmentan y Adquisición pierde influencia. El problema no es que la estrategia de gestión de proveedores sea incorrecta, sino que la ejecución no está integrada donde ocurren las compras.

Las 3 prácticas recomendadas de la gestión de proveedores

Para gestionar proveedores de manera más consistente y efectiva en un entorno descentralizado, los líderes de Adquisición deben enfocarse menos en controles posteriores y más en moldear el comportamiento de antemano. Las siguientes prácticas recomendadas pueden ayudarte a enfatizar la ejecución, la consistencia y la integración con los procesos de compra cotidianos.

1. Estandarizar dónde y cómo compran los empleados

La gestión de proveedores puede mejorar significativamente cuando estandarizas los canales y procesos de compra. Al reducir la cantidad de lugares donde los empleados pueden comprar, creas una línea de visión más clara de la actividad de proveedores y facilitas la aplicación consistente de políticas.

La estandarización no significa eliminar la flexibilidad ni forzar todo el gasto a través de un único proveedor. Significa establecer caminos claros y preferidos para compras comunes, especialmente bienes y servicios cotidianos, y hacer que esos caminos sean fáciles de usar.

2. Integrar orientación de proveedores en decisiones de compra cotidianas

Las políticas y listas de proveedores preferidos solo son efectivas si influyen en las decisiones en el momento de la compra. Integrar la orientación de proveedores directamente en los procesos de compra puede ayudar a los empleados a tomar decisiones de cumplimiento sin tener que interpretar reglas o recordar excepciones.

Esto podría incluir destacar a los proveedores preferidos, limitar la visibilidad de los proveedores no autorizados o dirigir a los compradores hacia opciones contratadas de forma predeterminada. El objetivo no es la aplicación sino la alineación: hacer que la opción correcta sea la más fácil. Cuando la orientación de proveedores está integrada en la experiencia de compra, el cumplimiento se convierte en un resultado natural en lugar de una tarea separada. 

3. Alinear la gestión de proveedores con la estrategia de Adquisición

La gestión de proveedores funciona mejor cuando está alineada con objetivos más amplios de adquisición y negocio, como optimización de costos, resiliencia, sostenibilidad o diversidad de proveedores. 

Esta alineación te ayuda a priorizar qué proveedores y categorías requieren más atención y cuáles puedes gestionar a través de procesos estandarizados. También garantiza que la gestión de proveedores apoye los resultados que le importan a tu liderazgo en lugar de convertirse en un ejercicio administrativo.

Amazon Business respalda tu gestión de proveedores

Amazon Business está diseñado para ayudarte a aportar consistencia, visibilidad y cumplimiento a las compras cotidianas, donde la gestión de proveedores a menudo falla. En lugar de reemplazar los sistemas de abastecimiento, gestión de proveedores (VMS) o software de gestión de relaciones con proveedores existentes, nuestra solución inteligente de compra empresarial actúa como una capa de ejecución que respalda cómo los empleados realmente compran.

Centraliza las compras cotidianas

Amazon Business te ayuda a canalizar el gasto cotidiano a través de recorridos de compra simplificados, al ofrecer una amplia selección de artículos, precios competitivos y una variedad de herramientas de cumplimiento que hacen que las compras empresariales inteligentes sean fáciles. Al ofrecer una experiencia de compra simplificada, integraciones propositivas y una amplia gama de productos relevantes para el negocio, Amazon Business ayuda a tus equipos a obtener lo que necesitan, cuando lo necesitan, de forma rápida y eficiente. 

Este enfoque simplificado ayuda a optimizar la gestión de proveedores al canalizar la actividad de compra a través de tu entorno de compra elegido, ya sea que hagas Punch-in, Punchout o compres a través de tu cuenta gratis de Amazon Business, lo que facilita ver qué vendedores externos utilizan los empleados y con qué frecuencia. Con nuestros paneles de adquisición, puedes obtener una imagen más clara de la participación de vendedores sin interrumpir los procesos de abastecimiento estratégico existentes.

Mejora la visibilidad de gastos relacionado con vendedores externos

La visibilidad clara es crítica para una supervisión efectiva de proveedores. Amazon Business proporciona informes y análisis que pueden ayudarte a comprender los patrones de gasto relacionados con vendedores externos, categorías y compradores.

Visibilidad de gastos, una función de Business Prime, te ayuda a identificar tendencias, evaluar la concentración de vendedores externos y tomar decisiones más informadas sobre racionalización o participación de vendedores. Monitoreo de anomalías en los gastos (también una función de Business Prime) puede detectar patrones de gasto inusuales en tiempo real, al cambiar el proceso de gestión de proveedores de reactivo a informado e intencional.

Respalda el cumplimiento a través de compras guiadas y controles

Amazon Business ayuda a reforzar las políticas internas a través de controles de compra integrados en el proceso de compra. Características como Guided Buying te permiten destacar vendedores externos y productos preferidos, establecer reglas de compra y dirigir a los empleados hacia opciones de compra conformes a la normativa por defecto.

En lugar de depender de auditorías o cumplimiento manual, estos controles respaldan el cumplimiento en el punto de compra. Guían a los empleados a seleccionar proveedores externos apropiados de forma natural y así reducir la fricción mientras incrementa la adherencia a las estrategias de los proveedores.

Trabaja junto con los sistemas existentes

Amazon Business se diseñó para integrarse con tus sistemas existentes. Complementa las herramientas de gestión de relaciones con proveedores (SRM) y VMS al enfocarte en la ejecución; cómo los compradores realmente acceden y utilizan proveedores externos autorizados para compras cotidianas.

Esta interoperabilidad te ayuda a fortalecer la gestión de proveedores sin necesidad de renovar tu pila tecnológica. Te ayuda a mantener la supervisión estratégica a la vez que mejora la consistencia donde más importa.

La compra inteligente para negocios comienza aquí

Hoy en día, la gestión efectiva de proveedores consiste en habilitar el comportamiento correcto en toda una organización descentralizada. Cuando los canales de compra están estandarizados, la orientación está integrada en los procesos y la visibilidad está incorporada, la gestión de proveedores se vuelve más consistente, escalable e impactante.

Amazon Business conecta tu estrategia de proveedores con las decisiones de compra cotidianas. Al ayudarte a centralizar las compras rutinarias, mejorar la visibilidad de la actividad de proveedores terceros y simplificar el cumplimiento a través de compras guiadas, convierte la gestión de proveedores de una política en una práctica.

Contacta a nuestro equipo de ventas para aprender cómo puedes aportar más consistencia a la gestión cotidiana de proveedores y satisfacer tus necesidades comerciales.