Optimización del proceso de cuentas por pagar: Guía del líder de adquisición

En el intricado contexto comercial actual, el proceso de cuentas por pagar abarca mucho más que el pago de cuentas. También es un componente clave de tu estrategia de adquisición, que impacta directamente el flujo de caja, las relaciones con proveedores y el balance de tu organización. Sin embargo, cuando se optimiza adecuadamente, el proceso de cuentas por pagar se transforma en un activo estratégico en vez de una carga administrativa.

¿La parte difícil? Muchas organizaciones aun tratan la adquisición y los pagos como dos funciones separadas. Esa desconexión genera ineficiencias, descuida ahorros y pone en riesgo el cumplimiento. Pero hay buenas noticias: no tiene por qué ser así.

Al integrar las cuentas por pagar y la adquisición en un proceso ordenado y conectado, puedes transformar tu ciclo de compra a pago. A continuación, descubre cómo encarar los contratiempos típicos de cuentas por pagar, optimizar tus procesos y convertir la función administrativa en una ventaja estratégica.

El proceso de cuentas por pagar: Por qué es importante

El proceso de cuentas por pagar es el sistema en segundo plano que garantiza que pagues lo que corresponde y a tiempo a los proveedores. Si bien los pasos exactos pueden variar en función de la estructura de tu empresa, el proceso central suele seguir un flujo constante.

El ciclo de cuentas por pagar completo y detallado

A continuación, se presentan los ocho pasos del típico ciclo de cuentas por pagar:

1. Requisición y autorización de la compra: Una persona de tu organización identifica una necesidad y envía una solicitud. Luego, se procesa según una jerarquía de autorización.
2. Creación de la orden de compra: Luego de autorizarse, un miembro del equipo emite una orden de compra formal al proveedor. En ella se describen las especificaciones del pedido y los términos acordados.
3. Recibo del producto: Cuando llegan los artículos o servicios, tu equipo confirma que todo coincide en la orden de compra y entonces se crea el recibo del producto.
4. Recepción de la factura: El proveedor envía una factura, que ingresa a tu sistema de cuentas por pagar de forma manual o por entrega electrónica.
5. Alineación y verificación de facturas: Tu equipo compara la orden de compra, el recibo del producto y la factura para corroborar que todos los activos tengan la misma información.
6. Autorización de la factura: La factura pasa por el proceso de autorización, en donde se codifica bajo las cuentas correspondientes.
7. Procesamiento de pagos: Con la factura autorizada, el sistema programa el pago usando tu método preferido (ACH, cheque o tarjeta virtual).
8. Mantenimiento y teneduría de registros: Se registran todas las transacciones en el libro mayor y se mantiene la documentación para las auditorías.

Procesos ascendentes y descendentes

Todo proceso de cuentas por pagar tiene dos partes: procesos ascendentes y descendentes.
 

• Los ascendentes comprenden todo aquello previo a la llegada de la factura, como crear solicitudes de compra y órdenes de compra y recibir bienes o servicios. Estos pasos suelen corresponder a la adquisición.
• Los descendentes empiezan en el momento en que recibes la factura y engloba la verificación, la autorización, los pagos y el mantenimiento de registros. Esta parte suele pertenecer a finanzas.
   

Cuando estas dos partes trabajan en simultáneo, se consigue un ciclo fluido y eficiente de compra a pago. Cuando no lo hacen, suele haber demoras, errores y costos innecesarios.

Por qué es necesario tener un proceso de cuentas por pagar sólido

Cuando se ejecuta bien, el proceso de cuentas por pagar se vuelve un motor oculto que impulsa eficiencia y ahorros. Se crea un impacto real de la siguiente forma:

• Mejor gestión del flujo de caja: Si sabes exactamente cuando sale dinero, puedes planificar con inteligencia, evitarte sorpresas y aprovechar descuentos por pago adelantado.
• Relaciones más estrechas con los proveedores: Al pagar a tiempo, se genera confianza, se abren puertas a términos más convenientes y un tratamiento prioritario y se resuelven problemas con más rapidez.
• Más ahorros de costos: Si llevas un seguimiento de tu proceso de cuentas por pagar, evitas pagar de más o incurrir en recargos por demora y, al mismo tiempo, aprovechas todos los descuentos disponibles.
• Inteligencia empresarial más profunda: Con los datos de cuentas por pagar, podrás identificar tendencias, evaluar el rendimiento de proveedores y tomar decisiones de adquisición más inteligentes.
• Equipos más productivos: Gracias a la automatización y los procesos optimizados, tu equipo tendrá más tiempo para enfocarse en un trabajo estratégico en lugar de andar detrás de autorizaciones.
• Más cumplimiento y prevención de fraude: Con la implementación de políticas y controles claros, se reduce el riesgo y tu organización se alinea con las normas.
• Auditorías simplificadas: Al tener registros digitales cuidadosamente documentados, las auditorías se vuelven menos disruptivas y mucho menos estresantes.
   

Con un proceso de cuentas por pagar debidamente documentado, tu equipo también podrá cubrirse de posibles obstáculos.

Desafíos frecuentes para el proceso de cuentas por pagar

Hasta los equipos más enfocados se topan con obstáculos en cuentas por pagar. La clave está en saber qué mirar y cómo solucionarlo.

A continuación, se describen las dificultades típicas que puedes encontrar:

1. Entrada manual de datos y procesos en papel

El procesamiento manual de facturas es demandante, puede dar lugar a errores y crea cuellos de botella, ya que las facturas en papel circulan mediante procesos de autorización.

Solución: Comienza por digitalizar las facturas. Hasta los sistemas simples para escanear y guardar son más eficientes que hacerlo en papel. Luego, pásate a la automatización completa usando la tecnología de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) y sistemas integrados que son compatibles con tus sistemas financieros para no hacer entradas dobles.

2. Excepciones y discrepancias en facturas

Cuando las facturas no coinciden con las órdenes de compra o los documentos de recepción, resolver pagos demorados puede llevar más tiempo del necesario.

Solución: Usa una herramienta de adquisición que ofrezca verificación en 3 pasos para reforzar de antemano la precisión en el número de orden de compra (PO), facturas y productos, y establezca procesos claros para gestionar excepciones con vías de escalado definidas. Asimismo, debes rastrear las causas típicas de excepción para manejar los problemas que ocurran seguido con facturas específicas de proveedores o departamentos internos.

3. Ciclos de autorización extensos

Las facturas se pueden estancar mientras se espera una autorización, sobre todo si los gerentes están de viaje o tienen otras prioridades.

Solución: Considera la implementación de umbrales de autorización que permitan el procesamiento automático de facturas de bajo costo y poco riesgo para disminuir el tiempo de procesamiento. Además, habilita el acceso móvil para hacer autorizaciones cuando estés en movimiento y usa la automatización para enviar recordatorios y escalar productos atrasados. Por último, en el momento del pago, pide a los compradores información del pedido crítica para el negocio para optimizar la conciliación financiera y las autorizaciones administrativas.

4. Poca visibilidad del estado de pagos

Sin un seguimiento centralizado, el estado de tus facturas es incierto.

Solución: Con un panel de cuentas por pagar en tiempo real, es más fácil rastrear facturas y pagos. Algunos sistemas permiten que los proveedores revisen el estado ellos mismo, lo que reduce las llamadas por consultas. Usa la visibilidad para optimizar el momento del pago según la posición de caja y los descuentos ofrecidos.

5. Riesgo de fraude

Debido a los procesos manuales con controles limitados, se crean oportunidades propicias para distintas modalidades de fraude.

Solución: Asigna responsabilidades para garantizar que ninguna persona pueda incorporar proveedores, ingresar facturas ni autorizar pagos. Luego monitorea constantemente para detectar patrones sospechosos con soluciones de automatización y lleva a cabo auditorías de proveedores seguido para identificar cambios no autorizados.

¿Qué es una triple coincidencia?

La triple coincidencia es la regla de oro del proceso de verificación en cuentas por pagar. Mediante ella, se comparan tres documentos importantes para garantizar precisión y evitar errores en la entrada de datos o fraudes antes de autorizar un pago. Estos son los documentos:

1. La orden de compra 

2. El reporte de recepción

3. La factura del proveedor 

Recién cuando los tres documentos se alinean y confirman que recibiste todo el pedido y la cuenta es correcta, puedes autorizar el pago. Con este mecanismo de control, se garantiza que pagues solo las compras autorizadas que recibes con el precio pactado.

Una forma de entender la triple coincidencia es como una red de seguridad financiera entre el recibo de factura y la autorización del pago. Este paso de verificación resulta especialmente útil cuando tu negocio maneja grandes volúmenes de transacciones o se compran artículos complejos que suelen dar lugar a discrepancias.

Si bien la triple coincidencia te puede parecer el mejor método, sobre todo para procesos más amplios, es posible que debas ajustar el tipo de coincidencia en ciertas situaciones:

• Coincidencia doble: Con este método optimizado, se compara la orden de compra con la factura. Es ideal para servicios o pagos recurrentes que no implican una entrega física.

• Coincidencia cuádruple: En el caso de equipos o productos técnicos que requieren una inspección de calidad, este método mejorado incorpora documentos de inspección al proceso de verificación.
   

Consejo profesional: La verificación triple puede ser un proceso automático con Amazon Business. Nuestro sistema vincula órdenes de compra, recibos y facturas en un solo lugar y señala solo los problemas que necesitas resolver.

Cumplimiento normativo y prevención de fraude en el proceso de cuentas por pagar

El departamento de cuentas por pagar maneja importantes recursos financieros, por lo que es un blanco preferido de fraude y está sujeto a exigentes requisitos contractuales y de cumplimiento del proceso. 

Pero en vez de agregar controles a último momento, puedes incorporarlos directamente en tu proceso de cuentas por pagar. Así funciona:

• Protege tu archivo maestro de proveedores con procesos formales de verificación cuando se agreguen proveedores o se cambien los existentes. También puedes solicitar pasos de verificación para agregar proveedores o cambiar cuentas, sobre todo información bancaria.

• Implementa un monitoreo inteligente que señale automáticamente patrones sospechosos en tu flujo de facturas. Minimiza el trabajo manual aprovechando tecnología que puede identificar indicadores llamativos al instante, como patrones de pago inusuales o posibles conflictos de marca.

• Mantén toda la documentación con registros de auditoría claros, no solo para cumplir lo normativo, sino también como una herramienta efectiva para disuadir el fraude al activar la detección de acciones sospechosas o no autorizadas. Al poner una marca de tiempo y el nombre de un autorizador en cada acción, se disuade el mal comportamiento antes de que empiece.

• Mantente alerta haciendo revisiones periódicas, ya que las técnicas de fraude evolucionan todo el tiempo. Al hacer controles periódicos, llevar a cabo auditorías espontáneas y estar al tanto de las tendencias de fraude, podrás identificar vulnerabilidades con tiempo.
   

Con la integración directa de estas medidas de protección dirigidas en tus procesos diarios de cuentas por pagar, podrás construir un proceso más seguro que proteja tu organización sin generar trabajo extra para tu equipo.

Mayor eficiencia con programas de automatización de cuentas por pagar

Si deseas una mejora que produzca resultados mensurables rápidamente, la automatización de cuentas por pagar es una solución excelente. Según una investigación reciente, el 93 % de los directores financieros afirmaron que gracias a la automatización de cuentas por pagar pudieron reducir notablemente las demoras al rastrear facturas de sus organizaciones.

Tu función de cuentas por pagar se puede transformar con la automatización de la siguiente manera:

Integración de un extremo a otro 

Una automatización moderna de cuentas por pagar conecta todo el ciclo de compra a pago gracias a lo siguiente:

• Flujo ordenado desde la requisición de compra hasta el pago

• Eliminación del intercambio manual de papeles entre departamentos

• Visibilidad en directo en todo el proceso

• Aplicación uniforme de políticas y controles

Procesamiento inteligente de documentos 

Tecnologías avanzadas que extraen y validan datos de facturas de forma automática A continuación se ejemplifican algunas de esas tecnologías:

• La tecnología OCR extrae datos de facturas en papel y digitales

• El aprendizaje automático aumenta la precisión con el tiempo

• La validación automatizada confirma órdenes de compra y recibos

• El resaltado de excepciones permite realizar revisiones humanas enfocadas

Automatización del proceso 

Con reglas configurables, las facturas atraviesan los procesos de autorización gracias a lo siguiente:

• Direccionamiento automático según la cantidad, el departamento o el código GL

• Procesamiento paralelo de autorizaciones multiniveles

• Vías de escalado para autorizaciones demoradas

• Acceso móvil para gestionar autorizaciones desde cualquier ubicación y en cualquier momento

Optimización de pagos 

La ejecución estratégica de pagos maximiza los siguientes beneficios financieros:

• Pagos programados para optimizar el flujo de caja

• Detección automatizada de descuentos por pago adelantado

• Diversos métodos de pago, incluidas tarjetas virtuales

• Gestión de preferencias de pagos de los proveedores

Análisis y reportes avanzados 

Con datos más integrales, se potencia la toma de decisiones estratégicas de la siguiente manera:

• Análisis del gasto por categoría, departamento o proveedor

• Métricas de procesos, como el tiempo de ciclo y las tasas de excepciones

• Previsión del flujo de caja según las autorizaciones pendientes

• Seguimiento del rendimiento de proveedores

Cómo Amazon Business puede ayudarte a optimizar tu proceso de cuentas por pagar

Unificar la adquisición con los pagos puede ser determinante para desbloquear un impacto financiero real. Pero para que eso ocurra, necesitarás las herramientas adecuadas en tu infraestructura tecnológica.

Ahí es cuando Amazon Business entra en acción. Ya sea que desees simplificar el procesamiento de facturas, tener más control del flujo de caja o encontrar nuevas oportunidades de ahorro, nuestras soluciones están diseñada para adaptarse a tus procesos actuales. Desde facturación digital que elimina la entrada manual de datos, hasta compras consolidadas que te ayudan a identificar patrones de gastos, te facilitamos el manejo inteligente del proceso de cuentas por pagar.

¿Necesitas más flexibilidad de pago? Con opciones como Pago por factura, que amplían los términos de pago, podrás estar al día con los proveedores y tener más tiempo para gestionar tu presupuesto.

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