Todo el proceso de cuentas por pagar: 8 pasos, KPI y prácticas recomendadas

En el intricado contexto comercial actual, el proceso de cuentas por pagar abarca mucho más que el pago de cuentas. También es un componente clave de tu estrategia de adquisición, que impacta directamente el flujo de caja, las relaciones con proveedores y el balance de tu organización. Sin embargo, cuando se optimiza adecuadamente, el proceso de cuentas por pagar se transforma en un activo estratégico en vez de una carga administrativa.

¿La parte difícil? Muchas organizaciones aún tratan la adquisición y los pagos como dos funciones separadas. Esa desconexión genera ineficiencias, descuida ahorros y pone en riesgo el cumplimiento. Pero hay buenas noticias: no tiene por qué ser así.

Al integrar las cuentas por pagar y la adquisición en un proceso ordenado y conectado, puedes transformar tu ciclo de compra a pago. A continuación, descubre cómo encarar los contratiempos típicos de cuentas por pagar, optimizar tus procesos y convertir la función administrativa en una ventaja estratégica.

El proceso de cuentas por pagar: Por qué es importante

El proceso de cuentas por pagar es el sistema en segundo plano que garantiza que pagues lo que corresponde y a tiempo a los proveedores. Si bien los pasos exactos pueden variar en función de la estructura de tu empresa, el proceso central suele seguir un flujo constante.

El ciclo de cuentas por pagar completo y detallado

A continuación se presentan los ocho pasos del típico ciclo de cuentas por pagar:

1. Solicitud y autorización de la compra: Una persona de tu organización identifica una necesidad y envía una solicitud. Luego, la procesa según una jerarquía de autorización.
2. Creación de la orden de compra: Luego de autorizarse, un miembro del equipo emite una orden de compra formal a nombre del proveedor. En ella se describen las especificaciones del pedido y los términos acordados.
3. Recibo del producto: Cuando llegan los productos o servicios, tu equipo confirma que todo coincide en la orden de compra y entonces se crea el recibo del producto.
4. Recepción de la factura: El proveedor envía una factura, que ingresa a tu sistema de cuentas por pagar de forma manual o por entrega electrónica.
5. Alineación y verificación de facturas: Tu equipo compara la orden de compra, el recibo del producto y la factura para corroborar que todos los activos tengan la misma información.
6. Autorización de la factura: La factura pasa por el proceso de autorización, en donde se codifica bajo las cuentas correspondientes.
7. Procesamiento de pagos: Con la factura autorizada, el sistema programa el pago usando tu método preferido (ACH, cheque o tarjeta virtual).
8. Mantenimiento y teneduría de registros: Se registran todas las transacciones en el libro mayor y se mantiene la documentación para las auditorías.

La mayoría de los equipos de finanzas saben que las cuentas por pagar representan un centro de costos. Los que van a la vanguardia las consideran un sistema de control: uno que gestiona el ritmo del flujo de efectivo, reduce la exposición al fraude y mantiene las relaciones con proveedores de las que depende el resto del negocio. Un proceso de cuentas por pagar que no está integrado con las adquisiciones puede ser una fuente directa de fuga de flujo de efectivo, riesgos de cumplimiento y ahorros desperdiciados en pagos anticipados.

La gestión de costos sigue siendo una de las prioridades más importantes para los líderes corporativos. Para los líderes de finanzas, esa presión recae directamente en el ciclo de compras a pagos, donde con más ocurren sobrecostos en gastos indirectos.

En esta guía, veremos el ciclo completo de cuentas por pagar, que consta de ocho pasos, los puntos de referencia que separan a las mejores empresas del resto y las mejoras que marcan la mayor diferencia.

El proceso de cuentas por pagar: Por qué es importante

Las cuentas por pagar implican más que procesar facturas. Se trata de la capa de control financiero que determina cuándo y cuánto dinero sale de la organización, qué proveedores reciben pagos a tiempo y si el negocio aprovecha los descuentos por pago anticipado que se traducen directamente en ahorros en el resultado final.

Cuando cuentas por pagar funciona bien, los líderes de finanzas obtienen predicciones precisas del flujo de efectivo, llevan registros de auditoría ordenados y mantienen relaciones con proveedores que generan términos favorables. Cuando no va bien, los costos son reales: recargos por pagos atrasados, descuentos desaprovechados, pagos duplicados y una exposición al fraude debido a controles débiles.

El proceso de cuentas por pagar también se conecta con procesos anteriores en la cadena de suministro y las decisiones sobre adquisiciones. Cada orden de compra que pasa por tu sistema de adquisiciones finalmente se convierte en una transacción de cuentas por pagar. Cuanto más cercana sea la integración entre las adquisiciones y las cuentas por pagar, menos excepciones, discrepancias y correcciones manuales tendrá que gestionar tu equipo.

Los 8 pasos del ciclo completo de cuentas por pagar

A continuación, se presentan los ocho pasos del típico ciclo de cuentas por pagar:

Paso 1: Requisición de compras
Un empleado o un departamento envía una solicitud de compra, ya sea a través de un sistema formal de adquisiciones o directamente al área de compras. Este es el punto de partida del ciclo de cuentas por pagar. Las requisiciones con detalles faltantes (números de orden de compra omitidos, especificaciones vagas, proveedores no autorizados) pueden crear problemas en los pasos posteriores.

Paso 2: Creación de órdenes de compra
El área de adquisiciones revisa y autoriza la requisición, luego emite una orden de compra al proveedor. En la orden de compra, se establecen los términos formales: cantidad, precio, fecha de entrega y términos de pago. Todos los campos de la orden de compra son importantes porque forman los cimientos para el posterior proceso de comprobación triple.

Paso 3: Recibo de bienes o servicios
Cuando llegan los productos pedidos o se presta un servicio, el equipo de recepciones documenta lo que se recibió efectivamente, incluidas las cantidades, la condición y cualquier discrepancia. Con esto se crea el registro de recibos de productos (GR), el segundo documento en el proceso de comprobación triple.

Paso 4: Recepción de facturas
El proveedor envía una factura para el pago. Aquí es donde suele empezar la fragmentación en las organizaciones que no tienen un proceso de cuentas por pagar centralizado: las facturas llegan por correo electrónico, correo postal o por el portal de proveedores, por lo que lleva tiempo dirigirlas al autorizador correspondiente.

Paso 5: Verificación de facturas y proceso de comprobación triple
El área de cuentas por pagar coteja la factura con la orden de compra y el recibo de producto. Con el proceso de comprobación triple, se confirma que coincida todo lo que se ordenó, lo que se recibió y lo que el proveedor está facturando. Las discrepancias en esta instancia generan excepciones que requieren investigación manual antes de que el pago pueda efectuarse.

Paso 6: Autorización de facturas
Una vez verificada, la factura llega a un flujo de trabajo de autorización basado en la categoría de la compra, el monto y la política organizacional. Las demoras en las autorizaciones son una de las causas más comunes de pagos atrasados y suelen ser un problema de diseño del proceso, no de personal.

Paso 7: Procesamiento de pagos
Las facturas autorizadas se programan para pagarse según los términos (30 o 60 días netos) y la situación del flujo de efectivo de la organización. Aquí es donde se producen los descuentos por pago anticipado. La mayoría de los equipos tradicionales de cuentas por pagar no aprovechan la mayoría de los descuentos disponibles porque los ciclos de autorización son demasiado lentos.

Paso 8: Registro del libro mayor general
Luego de que se procesa el pago, la transacción se registra en el libro mayor general. Escribir el código de libro mayor (GL) es fundamental para los informes financieros, las auditorías y el análisis de costos. Las transacciones mal codificadas crean errores contables que con el tiempo forman una bola de nieve.

Procesos ascendentes y descendentes

Todo proceso de cuentas por pagar tiene dos partes: procesos ascendentes y descendentes.
 

• Los ascendentes comprenden todo aquello previo a la llegada de la factura, como crear solicitudes de compra y órdenes de compra, y recibir bienes o servicios. Estos pasos suelen corresponder a la adquisición.
• Los descendentes empiezan en el momento en que recibes la factura y engloban la verificación, la autorización, los pagos y el mantenimiento de registros. Esta parte suele pertenecer a finanzas.
   

Cuando estas dos partes trabajan en simultáneo, se consigue un ciclo ordenado y eficiente de compra a pago. Cuando no lo hacen, suele haber demoras, errores y costos innecesarios.

Por qué es necesario tener un proceso de cuentas por pagar definido

Cuando se ejecuta bien, el proceso de cuentas por pagar se vuelve un motor oculto que impulsa la eficiencia y los ahorros. Se crea un efecto real de la siguiente forma:

• Mejor administración del flujo de caja: si sabes exactamente cuándo sale dinero, puedes planificar con inteligencia, evitarte sorpresas y aprovechar descuentos por pago adelantado.
• Relaciones más estrechas con los proveedores: al pagar a tiempo, se genera confianza, se abren puertas a términos más convenientes y un tratamiento prioritario, y se resuelven problemas con más rapidez.
• Más ahorros de costos: si llevas un seguimiento de tu proceso de cuentas por pagar, evitas pagar de más o incurrir en recargos por demora y, al mismo tiempo, aprovechas todos los descuentos disponibles.
• Inteligencia empresarial más profunda: con los datos de cuentas por pagar, podrás identificar tendencias, evaluar el rendimiento de proveedores y tomar decisiones de adquisición más inteligentes.
• Equipos más productivos: gracias a la automatización y los procesos optimizados, tu equipo tendrá más tiempo para enfocarse en un trabajo estratégico en lugar de andar detrás de autorizaciones.
• Más cumplimiento y prevención de fraude: con la implementación de políticas y controles claros, se reduce el riesgo y tu organización se alinea con las normas.
• Auditorías simplificadas: al tener registros digitales cuidadosamente documentados, las auditorías se vuelven menos disruptivas y mucho menos estresantes.
   

Con un proceso de cuentas por pagar debidamente documentado, tu equipo también podrá cubrirse de posibles obstáculos.

Desafíos frecuentes para el proceso de cuentas por pagar

Hasta los equipos más enfocados se topan con obstáculos en cuentas por pagar. La clave está en saber qué mirar y cómo solucionarlo.

A continuación, se describen las dificultades típicas que puedes encontrar:

1. Entrada manual de datos y procesos en papel

El procesamiento manual de facturas es demandante, puede dar lugar a errores y crea cuellos de botella, ya que las facturas en papel circulan mediante procesos de autorización.

Solución: comienza por digitalizar las facturas. Hasta los sistemas simples para escanear y guardar son más eficientes que hacerlo en papel. Luego, pásate a la automatización completa usando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y sistemas integrados que son compatibles con tus sistemas financieros para no hacer entradas dobles.

2. Excepciones y discrepancias en facturas

Cuando las facturas no coinciden con las órdenes de compra o los documentos de recepción, resolver pagos demorados puede llevar más tiempo del necesario.

Solución: usa una herramienta de adquisición que ofrezca verificación en tres pasos para reforzar de antemano la precisión en el número de orden de compra (PO), facturas y productos, y establezca procesos claros para gestionar excepciones con vías de escalado definidas. Asimismo, debes rastrear las causas típicas de excepción para manejar los problemas que ocurran seguido con facturas específicas de proveedores o departamentos internos.

3. Ciclos de autorización extensos

Las facturas se pueden estancar mientras se espera una autorización, sobre todo si los gerentes están de viaje o tienen otras prioridades.

Solución: considera la implementación de umbrales de autorización que permitan el procesamiento automático de facturas de bajo costo y con poco riesgo para disminuir el tiempo de procesamiento. Además, habilita el acceso móvil para hacer autorizaciones cuando estés en movimiento y usa la automatización para enviar recordatorios y escalar productos atrasados. Por último, en el momento del pago, pide a los compradores información del pedido crítica para el negocio para optimizar la conciliación financiera y las autorizaciones administrativas.

4. Poca visibilidad del estado de pagos

Sin un seguimiento centralizado, conocer el estado de tus facturas se vuelve un acertijo.

Solución: con un panel de cuentas por pagar en tiempo real, es más fácil rastrear facturas y pagos. Algunos sistemas permiten que los proveedores revisen el estado ellos mismos, lo que reduce las llamadas por consultas. Usa la visibilidad para optimizar el momento del pago según el estado de efectivo disponible y los descuentos ofrecidos.

5. Riesgo de fraude

Debido a los procesos manuales con controles limitados, se crean oportunidades propicias para distintas modalidades de fraude.

Solución: asigna responsabilidades para garantizar que ninguna persona pueda incorporar proveedores, ingresar facturas ni autorizar pagos. Luego monitorea constantemente para detectar patrones sospechosos con soluciones de automatización y lleva a cabo auditorías de proveedores seguido para identificar cambios no autorizados.

¿Qué es la verificación de tres pasos?

La verificación de tres pasos es la regla de oro del proceso de verificación en cuentas por pagar. Mediante ella, se comparan tres documentos importantes para garantizar precisión y evitar errores en la entrada de datos o fraudes antes de autorizar un pago. Estos documentos son:

1. La orden de compra 

2. El reporte de recepción

3. La factura del proveedor 

Recién cuando los tres documentos se alinean y se confirma que recibiste todo el pedido y la cuenta es correcta, puedes autorizar el pago. Con este mecanismo de control, se garantiza que pagues solo las compras autorizadas que recibes con el precio pactado.

Una forma de entender la verificación de tres pasos es como una red de seguridad financiera entre el recibo de factura y la autorización del pago. Este paso de verificación resulta especialmente útil cuando tu negocio maneja grandes volúmenes de transacciones o se compran productos complejos que suelen dar lugar a discrepancias.

Si bien la verificación de tres pasos te puede parecer el mejor método, sobre todo para procesos más amplios, es posible que debas ajustar el tipo de verificación en ciertas situaciones:

• Verificación de dos pasos: Con este método optimizado, se compara la orden de compra con la factura. Es ideal para servicios o pagos recurrentes que no implican una entrega física.

• Verificación de cuatro pasos: En el caso de equipos o productos técnicos que requieren una inspección de calidad, este método mejorado incorpora documentos de inspección al proceso de verificación.
   

Consejo profesional: La verificación de tres pasos puede ser un proceso automático con Amazon Business. Nuestro sistema vincula órdenes de compra, recibos y facturas en un solo lugar y señala solo los problemas que necesitas resolver.

Cumplimiento normativo y prevención de fraude en el proceso de cuentas por pagar

El departamento de Cuentas por Pagar maneja importantes recursos financieros, por lo que es un blanco preferido de fraude y está sujeto a exigentes requisitos contractuales y de cumplimiento del proceso. 

Pero en vez de agregar controles a último momento, puedes incorporarlos directamente en tu proceso de cuentas por pagar. A continuación, se explica cómo:

• Protege tu archivo maestro de proveedores con procesos formales de verificación cuando se agreguen proveedores o se cambien los existentes. También puedes solicitar pasos de verificación para agregar proveedores o cambiar cuentas, sobre todo información bancaria.

• Implementa un monitoreo inteligente que señale automáticamente patrones sospechosos en tu flujo de facturas. Minimiza el trabajo manual aprovechando tecnología que puede identificar indicadores llamativos al instante, como patrones de pago inusuales o posibles conflictos de intereses.

• Mantén toda la documentación con registros de auditoría claros, no solo para cumplir en materia normativa, sino también como una herramienta efectiva para disuadir el fraude al activar la detección de acciones sospechosas o no autorizadas. Poner una marca de tiempo y el nombre de un autorizador en cada acción disuade el mal comportamiento antes de que empiece.

• Mantente alerta haciendo revisiones periódicas, ya que las técnicas de fraude evolucionan todo el tiempo. Al hacer controles periódicos, llevar a cabo auditorías espontáneas y estar al tanto de las tendencias de fraude, podrás identificar vulnerabilidades con tiempo.
   

Con la integración directa de estas medidas de protección dirigidas en tus procesos diarios de cuentas por pagar, podrás construir un proceso más seguro que proteja tu organización sin generar trabajo extra para tu equipo.

Mayor eficiencia con programas de automatización de cuentas por pagar

Si deseas una mejora que produzca resultados mensurables rápidamente, la automatización de cuentas por pagar es una solución excelente. Según una investigación reciente, el 93 % de los directores financieros afirmaron que gracias a la automatización de cuentas por pagar pudieron reducir notablemente las demoras al rastrear facturas de sus organizaciones.

Tu función de cuentas por pagar se puede transformar con la automatización de la siguiente manera:

Integración de un extremo a otro 

Una automatización moderna de cuentas por pagar conecta todo el ciclo de compra a pago gracias a lo siguiente:

• Flujo ordenado desde la solicitud de compra hasta el pago

• Eliminación de intercambios manuales entre departamentos

• Visibilidad en directo en todo el proceso

• Aplicación uniforme de políticas y controles

Procesamiento inteligente de documentos 

Tecnologías avanzadas que extraen y validan datos de facturas de forma automática. A continuación se ejemplifican algunas de esas tecnologías:

• La tecnología OCR extrae datos de facturas en papel y digitales

• El aprendizaje automático aumenta la precisión con el tiempo

• La validación automatizada confirma órdenes de compra y recibos

• El resaltado de excepciones permite realizar revisiones humanas enfocadas

Automatización del proceso 

Con reglas configurables, las facturas atraviesan los procesos de autorización gracias a lo siguiente:

• Direccionamiento automático según la cantidad, el departamento o el código GL

• Procesamiento paralelo de autorizaciones multiniveles

• Vías de escalado para autorizaciones demoradas

• Acceso móvil para gestionar autorizaciones desde cualquier ubicación y en cualquier momento

Optimización de pagos 

La ejecución estratégica de pagos maximiza los siguientes beneficios financieros:

• Pagos programados para optimizar el flujo de caja

• Detección automatizada de descuentos por pago adelantado

• Diversos métodos de pago, incluidas tarjetas virtuales

• Administración de preferencias de pago de los proveedores

Análisis y reportes avanzados 

Con datos más integrales, se potencia la toma de decisiones estratégicas de la siguiente manera:

• Análisis del gasto por categoría, departamento o proveedor

• Métricas de procesos, como el tiempo de ciclo y las tasas de excepciones

• Previsión del flujo de caja según las autorizaciones pendientes

• Seguimiento del rendimiento de proveedores

Cómo Amazon Business puede ayudarte a optimizar tu proceso de cuentas por pagar

Unificar la adquisición con los pagos puede ser determinante para desbloquear un impacto financiero real. Pero para que eso ocurra, necesitarás las herramientas adecuadas en tu infraestructura tecnológica.

Ahí es cuando Amazon Business entra en acción. Ya sea que desees simplificar el procesamiento de facturas, tener más control del flujo de caja o encontrar nuevas oportunidades de ahorro, nuestras soluciones están diseñadas para adaptarse a tus procesos actuales. Desde facturación digital que elimina la entrada manual de datos, hasta compras consolidadas que te ayudan a identificar patrones de gastos, te facilitamos el manejo inteligente del proceso de cuentas por pagar.

¿Necesitas más flexibilidad de pago? Con opciones como la Cuenta de crédito empresarial con términos ampliados, podrás estar al día con los proveedores y tener más amplitud para administrar tu presupuesto.

¿La mejor parte? Puedes comenzar en cuestión de minutos. Crea una cuenta Amazon Business gratuita hoy mismo y accede a herramientas que se integran a la perfección con tus sistemas actuales, sin necesidad de reemplazarlos y generar interrupciones. O bien, si estás listo para ir un paso más allá, comunícate con un experto de Amazon Business. Examinaremos tu proceso de cuentas por pagar, repasaremos las ventajas inmediatas y te indicaremos exactamente dónde optimizar y ahorrar.

Procesos ascendentes y descendentes

Todo proceso de cuentas por pagar tiene dos partes: procesos ascendentes y descendentes.

Los ascendentes comprenden todo aquello previo a la llegada de la factura, como crear solicitudes de compra y órdenes de compra, y recibir bienes o servicios. Estos pasos suelen corresponder a la adquisición.

Los descendentes empiezan en el momento en que recibes la factura y engloban la verificación, la autorización, los pagos y el mantenimiento de registros. Esta parte suele pertenecer al área de finanzas.

Cuando estas dos partes trabajan en simultáneo, se consigue un ciclo ordenado y eficiente de compra a pago. Cuando no lo hacen, suelen producirse demoras, errores y costos innecesarios.

Por qué es necesario tener un proceso de cuentas por pagar definido

Cuando se ejecuta bien, el proceso de cuentas por pagar se vuelve un motor oculto que impulsa la eficiencia y los ahorros. Se crea un efecto real de la siguiente manera:

• Mejor administración del flujo de caja: si sabes exactamente cuándo sale dinero, puedes planificar con inteligencia, evitarte sorpresas y aprovechar descuentos por pago adelantado.
• Relaciones más estrechas con los proveedores: al pagar a tiempo, se genera confianza, se abren puertas a términos más convenientes y un tratamiento prioritario, y se resuelven problemas con más rapidez.
• Más ahorros de costos: si llevas un seguimiento de tu proceso de cuentas por pagar, evitas pagar de más o incurrir en recargos por demora y, al mismo tiempo, aprovechas todos los descuentos disponibles.
• Inteligencia de negocio más profunda: con los datos de cuentas por pagar, podrás identificar tendencias, evaluar el rendimiento de proveedores y tomar decisiones de adquisición más inteligentes.
• Equipos más productivos: gracias a la automatización y los procesos optimizados, tu equipo tendrá más tiempo para enfocarse en un trabajo estratégico en lugar de andar detrás de autorizaciones.
• Más cumplimiento y mejor prevención de fraude: con la implementación de políticas y controles claros, se reduce el riesgo y tu organización se alinea con las normas.
• Auditorías simplificadas: al tener registros digitales cuidadosamente documentados, las auditorías se vuelven menos disruptivas y mucho menos estresantes.

Con un proceso de cuentas por pagar debidamente documentado, tu equipo también podrá cubrirse de posibles obstáculos.

Valores de referencia del rendimiento de cuentas por pagar

¿Cómo se compara tu equipo de cuentas por pagar? En estos valores de referencia, obtenidos de los datos comparativos de estándares abiertos de APQC, se ilustra la disparidad de rendimiento entre los procesos manuales y automatizados de cuentas por pagar.

• Costo por factura: Manual o de bajo rendimiento: $10 a $15 Automatizado o de alto rendimiento: $2.82
• Ciclo de facturación: Manual o de bajo rendimiento: 14.6 días Automatizado o de alto rendimiento: 3 a 5 días
• Facturas por equivalente a tiempo completo año: Manual o de bajo rendimiento: Alrededor de 6,082 Automatizado o de alto rendimiento: Más de 23,333
• Captura de descuento por pago anticipado: Manual o de bajo rendimiento: Alrededor del 15 % Automatizado o de alto rendimiento: Alrededor del 75 %
• Tasa de procesamientos sin intervención: Manual o de bajo rendimiento: Menos del 40 % Automatizado o de alto rendimiento: 60 % al 80 %
• Tasa de errores en facturas: Manual o de bajo rendimiento: Alrededor del 2 % Automatizado o de alto rendimiento: Menos del 0.5 %

Fuentes: APQC, Indicadores clave para el área de cuentas por pagar.

Según el Instituto de Operaciones Financieras y Liderazgo, el 73 % de los equipos de cuentas por pagar no están completamente automatizados y el 27 % no tiene ninguna automatización, lo que significa que las organizaciones que se apuran por automatizar las cuentas por pagar pueden lograr una ventaja de rendimiento significativa sobre los competidores que siguen realizando procesos manuales.

Desafíos frecuentes para el proceso de cuentas por pagar

Hasta los equipos más enfocados se topan con obstáculos en cuentas por pagar. La clave está en saber qué mirar y cómo solucionarlo.

A continuación, se describen las dificultades típicas que puedes encontrar:

1. Entrada manual de datos y procesos en papel

El procesamiento manual de facturas es demandante, puede dar lugar a errores y crea cuellos de botella, ya que las facturas en papel circulan mediante procesos de autorización.

Solución: comienza por digitalizar las facturas. Hasta los sencillos sistemas para escanear y guardar son más eficientes que hacerlo en papel. Luego, pásate a la automatización completa usando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y sistemas integrados que son compatibles con tus sistemas financieros para no hacer entradas dobles.

2. Excepciones y discrepancias en facturas

Cuando las facturas no coinciden con las órdenes de compra o los documentos de recepción, efectuar pagos demorados puede tomar más tiempo del necesario.

Solución: usa una herramienta de adquisición que ofrezca verificación en tres pasos para reforzar de antemano la precisión en el número de orden de compra (PO), facturas y productos, y establezca procesos claros para gestionar excepciones con vías de escalado definidas. Asimismo, debes rastrear las causas típicas de excepción para manejar los problemas que ocurran seguido con facturas específicas de proveedores o departamentos internos.

3. Ciclos de autorización extensos

Las facturas se pueden estancar mientras se espera una autorización, sobre todo si los gerentes están de viaje o tienen otras prioridades.

Solución: considera la implementación de umbrales de autorización que permitan el procesamiento automático de facturas de bajo costo y con poco riesgo para disminuir el tiempo de procesamiento. Además, habilita el acceso móvil para hacer autorizaciones cuando estés en movimiento y usa la automatización para enviar recordatorios y escalar productos atrasados. Por último, en el momento del pago, pide a los compradores información del pedido crítica para el negocio para optimizar la conciliación financiera y las autorizaciones administrativas.

4. Poca visibilidad del estado de pagos

Sin hacer un seguimiento centralizado, conocer el estado de tus facturas se vuelve un acertijo.

Solución: con un panel de cuentas por pagar en tiempo real, es más fácil rastrear facturas y pagos. Algunos sistemas permiten que los proveedores revisen el estado ellos mismos, lo que reduce las llamadas por consultas. Usa la visibilidad para optimizar el momento del pago según el estado de efectivo disponible y los descuentos ofrecidos.

5. Riesgo de fraude

Debido a los procesos manuales con controles limitados, se crean oportunidades propicias para distintas modalidades de fraude.

Solución: reparte las responsabilidades de cuentas por pagar entre varios miembros del equipo para que se supervise más la incorporación de proveedores, el registro de facturas y la autorización de pagos. Una sola persona no debe gestionar las tres tareas. Al tener un equipo de supervisión más grande, junto con una automatización que detecte patrones sospechosos y auditorías periódicas de proveedores, se te facilita la identificación de cambios no autorizados antes de que se conviertan en problemas mayores.

¿Qué es el proceso de comprobación triple?

La verificación de tres pasos es la regla de oro del proceso de verificación en cuentas por pagar. Mediante ella, se comparan tres documentos importantes para garantizar precisión y evitar errores en la entrada de datos o fraudes antes de autorizar un pago. Estos documentos son:

• La orden de compra
• El reporte de recepción
• La factura del proveedor

Recién cuando los tres documentos se alinean y se confirma que recibiste todo el pedido y la cuenta es correcta, puedes autorizar el pago. Con este mecanismo de control, se garantiza que pagues solo las compras autorizadas que recibes con el precio pactado.

Una forma de entender la verificación de tres pasos es como una red de seguridad financiera entre el recibo de factura y la autorización del pago. Este paso de verificación resulta especialmente útil cuando tu negocio maneja grandes volúmenes de transacciones o se compran productos complejos que suelen dar lugar a discrepancias.

Si bien la verificación de tres pasos te puede parecer el mejor método, sobre todo para procesos más amplios, es posible que debas ajustar el tipo de verificación en ciertas situaciones:

• Verificación de dos pasos: Con este método optimizado, se compara la orden de compra con la factura. Es ideal para servicios o pagos recurrentes que no requieren una entrega física.
• Verificación de cuatro pasos: En el caso de equipos o productos técnicos que requieren una inspección de calidad, este método mejorado incorpora documentos de inspección al proceso de verificación.

Consejo profesional: Amazon Business puede ayudarte a unir automáticamente tu pedido, la factura y el recibo del producto con el proceso de comprobación triple. Puedes acceder al proceso de comprobación triple desde la aplicación móvil de Amazon Business para conciliar fácilmente las compras en cualquier lugar y en cualquier momento.

Incorporar el cumplimiento normativo y la prevención de fraude en tu proceso de cuentas por pagar

El departamento de cuentas por Pagar maneja importantes recursos financieros, por lo que es un blanco de fraude y está sujeto a cumplir exigentes requisitos contractuales y procedimentales.

Pero en vez de agregar controles a último momento, puedes incorporarlos directamente en tu proceso de cuentas por pagar. Aquí se explica cómo hacerlo:

• Protege tu archivo maestro de proveedores con procesos formales de verificación cuando se agreguen proveedores o se cambien los existentes. También puedes solicitar pasos de verificación para agregar proveedores o cambiar cuentas, sobre todo información bancaria.
• Implementa un monitoreo inteligente que señale automáticamente patrones sospechosos en tu flujo de facturas. Minimiza el trabajo manual aprovechando tecnología que puede identificar indicadores llamativos al instante, como patrones de pago inusuales o posibles conflictos de intereses.
• Mantén toda la documentación con registros de auditoría claros, no solo para cumplir en materia normativa, sino también como una herramienta efectiva para prevenir el fraude al activar la detección de acciones sospechosas o no autorizadas. Poner una marca de tiempo y el nombre de un autorizador en cada acción disuade el mal comportamiento antes de que ocurra.
• Mantente alerta haciendo revisiones periódicas, ya que las técnicas de fraude evolucionan todo el tiempo. Al hacer controles periódicos, llevar a cabo auditorías espontáneas y estar al tanto de las tendencias de fraude, podrás identificar vulnerabilidades con tiempo.

Con la integración directa de estas medidas de protección dirigidas en tus procesos diarios de cuentas por pagar, podrás construir un proceso más seguro que proteja tu organización sin crear trabajo extra para tu equipo.

Mayor eficiencia con programas de automatización de cuentas por pagar

Si deseas una mejora que produzca resultados mensurables rápidamente, la automatización de cuentas por pagar es una solución excelente. Según una investigación reciente, el 93 % de los directores financieros afirmaron que gracias a la automatización de cuentas por pagar pudieron reducir notablemente las demoras al rastrear facturas de sus organizaciones.

Tu función de cuentas por pagar se puede transformar con la automatización de la siguiente manera:

Integración de un extremo a otro

Una automatización moderna de cuentas por pagar conecta todo el ciclo de compra a pago gracias a lo siguiente:

• Flujo ordenado desde la solicitud de compra hasta el pago
• Eliminación de intercambios manuales entre departamentos
• Visibilidad en directo en todo el proceso
• Aplicación uniforme de políticas y controles

Procesamiento inteligente de documentos

Tecnologías avanzadas que extraen y validan datos de facturas de forma automática. A continuación se ejemplifican algunas de esas tecnologías:

• La tecnología OCR extrae datos de facturas en papel y digitales
• El aprendizaje automático aumenta la precisión con el tiempo
• La validación automatizada confirma órdenes de compra y recibos
• El resaltado de excepciones permite realizar revisiones humanas enfocadas

Automatización del proceso

Con reglas configurables, las facturas atraviesan los procesos de autorización gracias a lo siguiente:

• Direccionamiento automático según la cantidad, el departamento o el código GL
• Procesamiento paralelo de autorizaciones multiniveles
• Vías de escalado para autorizaciones demoradas
• Acceso móvil para gestionar autorizaciones desde cualquier ubicación y en cualquier momento

Optimización de pagos

La ejecución estratégica de pagos maximiza los siguientes beneficios financieros:

• Pagos programados para optimizar el flujo de caja
• Detección automatizada de descuentos por pago adelantado
• Diversos métodos de pago, incluidas tarjetas virtuales
• Administración de preferencias de pago de los proveedores

Análisis y reportes avanzados

Con datos más integrales, se potencia la toma de decisiones estratégicas de la siguiente manera:

• Análisis del gasto por categoría, departamento o proveedor
• Métricas de procesos, como el tiempo de ciclo y las tasas de excepciones
• Previsión del flujo de caja según las autorizaciones pendientes
• Seguimiento del rendimiento de proveedores

Cómo Amazon Business puede ayudarte a mejorar tu proceso de cuentas por pagar

Unir las adquisiciones y los pagos puede achicar la brecha entre tu costo actual por factura y lo que logran los equipos de cuentas por pagar de alto rendimiento. Gran parte de esa brecha proviene del manejo manual de excepciones, datos de compras fragmentados y flujos de trabajo de autorización que no fueron diseñados para procesar tanto volumen.

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisiciones y ERP, por lo que las decisiones de compra y los datos de facturas pasan por tus procesos existentes sin que debas ingresar datos duplicados. Con el Pago por factura de Amazon Business, se extiende el crédito en todas las categorías de compras con facturación consolidada, lo que reduce el número de transacciones de pago que los equipos de cuentas por pagar deben procesar.

Guided Buying aplica las políticas de compras en el punto de requisición, lo que reduce las excepciones manuales y las facturas discrepantes que ralentizan el ciclo de cuentas por pagar. Cuando los compradores solo pueden adquirir de proveedores autorizados y pagar precios autorizados, las facturas que llegan a cuentas por pagar ya cumplen con los requisitos.

¿Todo preparado para ver cómo se comparan tus indicadores de cuentas por pagar y dónde entra Amazon Business? Habla con un experto de Amazon Business.