Adquisición en la educación superior: Cómo compran mejor las universidades

La oficina de adquisiciones de una universidad responde a más autoridades que la mayoría de los equipos de compras corporativos. Un investigador titular necesita un reactivo especializado cargado a la partida de una subvención específica antes del viernes. El equipo de instalaciones necesita componentes para la caldera. El comedor necesita productos frescos. La oficina del rector pide pruebas de que más gastos fluyen hacia proveedores locales y diversos. Y la junta directiva quiere que todo se haga por menos dinero que el año pasado.

Los equipos de adquisiciones corporativas se centran en el costo y la continuidad. Los equipos universitarios también, pero además tienen obligaciones de cumplimiento, restricciones impuestas a la investigación, rendimiento de cuentas público y una misión que no aparece en una tarjeta de puntuación para ahorros. Esa combinación hace que las adquisiciones en la educación superior sean uno de los entornos de compra más difíciles de gestionar correctamente.

En esta guía, se explica cómo funcionan realmente las adquisiciones universitarias, qué las diferencia del modelo corporativo, dónde se atascan los equipos y qué prácticas hacen avanzar un programa.

¿Qué son las adquisiciones en la educación superior?

Las adquisiciones en la educación superior son el proceso que utilizan las universidades para obtener, comprar y gestionar los bienes y servicios que necesitan para operar, desde suministros académicos y de investigación hasta instalaciones del campus, servicio de comedor y funciones administrativas.

En comparación con muchas funciones de adquisiciones corporativas, las adquisiciones en la educación superior pueden tener que responder a una gama más amplia de partes interesadas internas con necesidades fundamentalmente diferentes. Los investigadores llegan con requisitos de compra específicos de sus subvenciones. Los equipos de instalaciones gestionan el mantenimiento de edificios y los proyectos de capital. Los departamentos informáticos compran hardware y software en sus propios ciclos. Las oficinas administrativas solicitan todo, desde papel con membrete hasta batas de laboratorio.

Las decisiones de adquisición en el campus también conllevan un peso institucional. Los compromisos con la diversidad de proveedores, los objetivos de sustentabilidad y, en las instituciones públicas, los requisitos de registros abiertos crean un nivel de responsabilidad que los equipos corporativos rara vez enfrentan. Debido a que puede convertirse en parte del registro público y en un dato sobre cómo la institución informa sus valores, una orden de compra en una universidad implica más que una transacción.

El proceso de adquisición en la educación superior

La mayoría de las universidades ejecutan un proceso de requisición a orden de compra. Un departamento envía una solicitud de compra, adquisiciones la revisa para verificar el cumplimiento de políticas y la alineación contractual. Luego, se envía una orden de compra al proveedor.

Ese flujo básico entraña mucha variación. El pedido de una oficina de $40 puede pasar por una autorización automatizada en minutos, mientras que el componente de un equipo de investigación que vale $200 000 se canaliza a través de la administración de subvenciones, licitación competitiva y revisión antes de que alguien emita una orden de compra. Muchas instituciones también compran a través de acuerdos de compra cooperativa que les permiten acceder a contratos de proveedores prenegociados en lugar de realizar sus propias licitaciones para cada categoría.

Estas prácticas recomendadas de compra cooperativa pueden brindar a los equipos de adquisiciones más pequeños acceso a precios competitivos que no podrían negociar por sí mismas. Por ejemplo, la Universidad de Texas en Arlington describe a las organizaciones de compras en grupo como una forma eficaz de obtener bienes y servicios, y señalan que usarlas puede reducir el tiempo del ciclo de adquisiciones y proporcionar acceso a proveedores verificados y precios favorables.

Lo que distingue a la adquisición universitaria

Muchas industrias gestionan compras complejas. Lo que distingue a las universidades es la cantidad de diversos grupos de interés que una sola oficina de adquisiciones debe satisfacer al mismo tiempo, cada uno con sus propias reglas, plazos y definición de un buen resultado.

Múltiples grupos de partes interesadas con necesidades contrapuestas

Los equipos administrativos y de instalaciones suelen tener patrones de compra bastante predecibles, con pedidos recurrentes y categorías estables. Los departamentos de investigación y académicos pueden ser mucho menos predecibles, impulsados por ciclos de subvenciones, cronogramas de proyectos y necesidades específicas.

Las adquisiciones centrales deben diseñar procesos que sirvan a todos estos grupos sin obligar a todos a seguir el mismo flujo de trabajo rígido. Ese es el punto de equilibrio: suficiente estructura para cuidar los controles de gasto institucional, suficiente flexibilidad para que un comprador de la facultad no se salte el sistema para obtener lo que necesita.

Amazon Business apoya esto con una estructura de cuenta multiusuario que permite a las universidades dar a los compradores de facultades y departamentos acceso a procesos de compras autorizados, parte de sus soluciones de adquisiciones para educación. Los equipos centrales mantienen los controles de gasto institucional y el enrutamiento de autorizaciones, mientras que los compradores individuales obtienen una experiencia de compra familiar y eficiente.

Cumplimiento de subvenciones e investigación

Las compras para investigaciones generalmente vienen con condiciones vinculadas a la financiación y ciertos proveedores pueden quedar fuera de lo que exige una subvención. Dado que las compras a menudo deben corresponderse con partidas presupuestarias autorizadas, la documentación debe ser lo suficientemente exhaustiva como para pasar una revisión.

Esas condiciones hacen que las compras para investigación sean más complejas que una compra administrativa rutinaria. Los equipos de adquisiciones que mantienen registros limpios y una asignación presupuestaria clara tienden a procesar los pedidos para investigación con menos fricciones.

Diversidad de proveedores y compromisos con la sustentabilidad

Las universidades reciben cada vez más presión de las juntas directivas, las facultades y los grupos estudiantiles para mostrar avances en materia de diversidad de proveedores y compras sustentables. No se trata de proyectos secundarios. Las instituciones suelen incorporarlos en planes estratégicos y los informan ante entidades públicas.

El seguimiento del gasto diverso, es decir, las compras efectuadas a negocios propiedad de mujeres, veteranos y otros negocios diversos, junto con proveedores locales, requiere datos sobre certificados de proveedores y analítica de compras que muchos sistemas de adquisición heredados no proporcionan por sí mismos. Sin esos datos, un compromiso sigue siendo solo una declaración en vez de una métrica verificable.

Las herramientas de diversidad de proveedores de Amazon Business ayudan a los equipos universitarios a efectuar las compras con vendedores diversos, locales y con certificado de sustentabilidad y, luego, a realizar un seguimiento del progreso hacia sus propios objetivos de compras socialmente responsables (SRP). Eso puede convertir un compromiso institucional en un número que una oficina de adquisiciones puede medir y plasmar en informes.

Desafíos para las adquisiciones en educación superior

Toda función de adquisiciones maneja fricciones, pero las universidades enfrentan un conjunto particular de ellas, determinado por las compras descentralizadas, los equipos reducidos y una base de gasto que se distribuye entre cientos de departamentos. Antes que nada, surgen dos desafíos que tienen que ver con el gasto que se dispersa fuera de los contratos institucionales y con equipos sobrecargados frente al volumen que gestionan.

Gasto fragmentado y compras no convencionales

Las compras efectuadas fuera de los contratos institucionales por parte de facultades y departamentos es uno de los desafíos más persistentes en la adquisición para la educación superior. Cada compra fuera de contrato representa un gasto que la institución no puede ver fácilmente, negociar o dirigir a un proveedor preferido. A escala, esa fragmentación corroe el poder de negociación que un equipo central ha tardado años en generar y alimenta el gasto marginal que es más difícil de controlar.

Limitaciones del talento y la capacidad

Es común que los equipos de adquisiciones universitarias sean más pequeños que sus pares corporativos en relación con el gasto que administran y, a menudo, tienen menos acceso a herramientas especializadas de adquisición e inteligencia de mercado. Un grupo de compradores podría supervisar cientos de millones en gasto anual en docenas de categorías.

A medida que las cargas de trabajo crecen y las instituciones se vuelven más complejas, muchos equipos deben gestionar una amplia gama de categorías, cumplir estrictas exigencias y suplir altas expectativas de las partes interesadas con la misma dotación de personal que tenían hace años, o incluso menos.

Prácticas recomendadas para la adquisición universitaria

Ninguna medida por sí sola soluciona un programa de adquisiciones. Pero las instituciones que logran un progreso real tienden a centrarse en los mismos fundamentos esenciales, comenzando por la capacidad de ver qué es lo que realmente están comprando.

Búsqueda de visibilidad de gastos

Sin visibilidad sobre las compras descentralizadas, los equipos de adquisiciones no pueden medir el cumplimiento, identificar oportunidades de consolidación ni formular un argumento creíble para el cambio estratégico.

Incluso una analítica básica de gestión del gasto, que muestre qué departamentos compran algo y de quién lo hacen, puede revelar oportunidades de adquisición que los registros fragmentados ocultan. Una imagen clara del gasto actual suele importar más que la sofisticación de la herramienta que lo genera.

Alinear las adquisiciones con la misión institucional

Las universidades que tratan las adquisiciones como una función estratégica conectan las decisiones de compra con los objetivos de investigación, los compromisos de sustentabilidad y el impacto comunitario, no solo con el costo. Cuando la elección de un proveedor apoya a un negocio local o suple una prioridad de investigación, las adquisiciones hacen algo más que ahorrar dinero.

Los programas de diversidad de proveedores, las preferencias por negocios locales y los requisitos de productos sustentables forman parte cada vez más de la manera en que las instituciones definen sus programas de adquisiciones. Conectar las adquisiciones con esos objetivos, junto con el cumplimiento de las adquisiciones, otorga a la función un rol que va más allá del ahorro de costos.

Tecnologías para las adquisiciones en educación superior

Las herramientas modernas de adquisiciones reemplazan los procesos manuales de requisición con cadenas de autorización digitales, compras integradas por catálogo e informes de gasto en tiempo real. La diferencia entre un proceso en papel y correo electrónico, y uno digital se manifiesta más rápidamente en el tiempo de ciclo y la preparación para las auditorías.

Integrar las adquisiciones con la gestión de subvenciones, la planificación financiera y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) elimina la repetición de datos ingresados, los errores de conciliación y el caos previo a una auditoría. Cuando los sistemas se comunican entre sí, un comprador ingresa los datos una sola vez y el área financiera puede confiar en ellos en las etapas posteriores.

Para la mayoría de los equipos universitarios, las inversiones prácticas a corto plazo incluyen tableros de visibilidad de gastos, análisis de empresa para la estrategia de categorías y proveedores, adquisición electrónica para categorías de catálogo, y procesamiento electrónico de órdenes de compra y facturas. Una membresía Prime Business añade características diseñadas para compras multiusuario basadas en políticas, incluidos controles de compra avanzados, períodos de autorización más largos y mayor visibilidad del gasto. Estas suavizan la fricción diaria que sienten los compradores y generan datos que respaldan otras mejoras.

Las adquisiciones como recurso para el campus

Las adquisiciones en la educación superior se encuentran en un punto de inflexión. La presión presupuestaria está llevando a las instituciones a exigir más de esta función, mientras que la complejidad y las exigencias relacionadas con el cumplimiento normativo van en aumento. La Asociación Nacional de Adquisiciones Educativas (NAEP) menciona la gestión de recursos financieros entre sus principales prioridades para las adquisiciones en la educación superior.

Las instituciones que más se benefician están invirtiendo en visibilidad del gasto, compras basadas en catálogos para categorías rutinarias y aprovisionamiento estratégico para áreas de alto gasto. Además, están tratando las adquisiciones como un socio de la misión académica en lugar de una función administrativa.

Amazon Business apoya a los equipos de adquisiciones universitarias con estructuras de cuenta, controles de compra y analítica diseñada para entornos institucionales multiusuario. Su trabajo con instituciones educativas se centra en ayudar a los equipos a proporcionar a profesores y al personal lo que necesitan mientras mantienen los presupuestos bajo control.

Preguntas frecuentes sobre la adquisición en la educación superior