Cómo las compras cooperativas impulsan la eficiencia y el control de costos

Administrar un proceso de adquisición en toda la organización no es tarea fácil. Además de las demandas diarias, los líderes de adquisición deben transitar la extrema volatilidad de la cadena de suministros, las expectativas de reducción de costos y el escrutinio cada vez mayor en relación con el cumplimiento y las normativas.

La buena noticia es que las nuevas tecnologías y las estrategias de adquisición modernas están transformando la adquisición tradicional. Un enfoque es la compra cooperativa, donde múltiples organizaciones combinan su poder de compra para garantizar mejores precios y términos. Este enfoque no solo puede reducir costos, sino que también simplifica los tediosos procesos administrativos.

Al obtener una comprensión más profunda de las compras cooperativas y sus beneficios, podrías desbloquear oportunidades de menores costos, impulsar eficiencias en la adquisición y mejorar las relaciones con los proveedores.

¿Qué es la compra cooperativa?

La compra cooperativa es una táctica de compra que permite de varias entidades gubernamentales, sin fines de lucro o públicas adquieran bienes o servicios mediante un contrato establecido. Al aprovechar el poder de compra colectivo, estas organizaciones pueden reducir las complejidades de adquisición y garantizar ahorros de costos que de otra manera estarían fuera de su alcance.  

Por ejemplo, imagina que un distrito escolar mediano debe actualizar su infraestructura de informática. En lugar de realizar su propio proceso de solicitud de propuesta (RFP) y negociar un contrato individual, puede unirse a un programa de compra colectiva y adquirir lo que necesita utilizando un contrato de informática ya establecido y licitado de manera competitiva. Esto podría ayudar al distrito a reducir los costos y la carga administrativa de tener que llevar a cabo todo el proceso de licitación. Como resultado, pueden redireccionar recursos hacia la implementación y la capacitación en lugar de a prolongadas negociaciones.

Para los proveedores, este modelo de compras ofrece un camino más claro hacia contratos de mayor envergadura, que ayuda a asegurar un flujo constante de negocios y reduce las ineficiencias de responder a múltiples licitaciones.

También es posible que escuches sobre las “compras conjuntas”, un enfoque en el que múltiples entidades colaboran para definir sus necesidades, buscar licitaciones y negociar un contrato en forma grupal. A diferencia de las compras cooperativas, las compras conjuntas incluyen a organizaciones que realizan todo el proceso de adquisición de manera colectiva en lugar de usar un contrato preexistente de otra entidad.

Actores clave en la compra cooperativa

Las compras cooperativas son una estrategia cada vez más popular para los líderes de adquisición que buscan consolidar la demanda, simplificar los procesos y asegurar mejores precios. Su implementación incluye a las siguientes entidades:

• Agencia líder: La institución que inicia la adquisición, lleva a cabo la solicitud competitiva y establece los contratos que usan otras agencias
• Proveedor: El proveedor que proporciona bienes y servicios con un contrato cooperativo
• Cooperativa: Una organización de compra formal que negocia en nombre de múltiples agencias públicas
• Miembros de la cooperativa: Entidades gubernamentales, distritos escolares, agencias estatales u otras agencias públicas participantes
• Cooperativas regionales: Grupos de compra que sirven como áreas geográficas específicas, como condados o estados
• Cooperativas nacionales: Cooperativas de compra a gran escala que operan en múltiples estados
   

Como ejemplo de los beneficios de las compras cooperativas, considera la cooperativa SDI, que dice que sus miembros generalmente ahorran entre un 15 % o un 20 % en sus compras. Estas reducciones de costos demuestran cómo este enfoque impulsa los ahorros a la vez que proporciona acceso a los bienes necesarios. 

Esta estrategia de compra funciona para organizaciones tanto públicas como sin fines de lucro. Ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a realizar compras más reflexivas, a las empresas de atención médica a aliviar sus desafíos actuales y a las agencias gubernamentales a modernizar su adquisición.

¿Cómo funciona la compra cooperativa?

Si bien hay muchas piezas móviles, establecer un acuerdo de compra cooperativa no tiene por qué ser complicado. El proceso se inicia cuando la agencia líder publica una solicitud por una necesidad de compra específica. Después de recibir respuestas de los proveedores, le asignan el contrato al proveedor que creen que es la mejor opción. Una vez que la agencia líder negocia el contrato y establece la cooperativa, otras agencias pueden unirse.

Para aprovechar el acuerdo cooperativo, debes tomar en cuenta estos pasos:
 

1. Identifica tus necesidades: Determina qué es lo que tu organización compra con regularidad (como suministros de informática, para las instalaciones y de oficina) y evalúa si un proceso de contrato cooperativo podría ahorrarte tiempo y dinero.
2. Encuentra la cooperativa correcta: Investiga las cooperativas nacionales o regionales que se alinean con tu industria o requisitos. 
3. Revisa los contratos disponibles: Explora los contratos existentes para ver si cubren tus necesidades de precio, cumplimiento y nivel de servicio.
4. Conviértete en miembro: Regístrate para acceder a la cooperativa. Algunos grupos requieren un proceso de autorización formal, pero la membresía generalmente no te obliga a hacer compras.
5. Compra a través del contrato: Una vez que eres miembro, puedes comprar de proveedores autorizados a tarifas prenegociadas.
6. Monitorea el desempeño: Para asegurar la eficiencia continua, haz un seguimiento de los ahorros y del desempeño de los proveedores.
    

Si, con el tiempo, la cooperativa y sus contratos ya no son útiles para tu organización, puedes salir del acuerdo siempre que cumplas los términos y condiciones de la membresía.

Funciones clave de un acuerdo de compra cooperativa

Un acuerdo cooperativo no es una negociación que se cierre con un solo apretón de manos. Es un contrato estructurado que establece transparencia, cumplimiento y ahorro de costos para todas las partes involucradas. Ya sea que este concepto sea nuevo para ti o que tengas que ajustar tu enfoque, los siguientes elementos clave forman las bases de los acuerdos de compra cooperativa:
 

• Información de la agencia líder: Identifica al responsable de la organización de llevar a cabo la solicitud competitiva y la administración del contrato
• Detalles de los proveedores: Especifica a los proveedores autorizados para proporcionar bienes o servicios.
• Participantes elegibles: Define qué agencias, instituciones u organizaciones pueden usar el contrato
• Alcance de productos y servicios: Proporciona una lista detallada de qué pueden comprar los participantes
• Precios y descuentos: Detalla las tarifas prenegociadas, los descuentos por volumen y las estructuras de precios
• Términos y duración del contrato: Especifica la duración del acuerdo, las opciones de renovación y las cláusulas de terminación
• Regulaciones de cumplimiento y adquisición: Confirma la alineación con las leyes de adquisición locales, estatales y federales
• Requisitos del uso y la generación de informes: Establece las pautas para hacer un seguimiento de tus compras y evaluar el rendimiento del contrato.
   

Si falta alguno de estos elementos, pide que lo aclaren. Unirse a acuerdos con reputación es un modo poderoso de ganar la confianza y el control en tu proceso de compras a la vez que se impulsa el ahorro de costos.

Por qué las compras cooperativas importan ahora

Los métodos de adquisición tradicionales ya no son suficientes. Más del 40 % de los equipos de adquisición informan procesos ineficientes que impiden que alcancen las prioridades comerciales clave del grupo directivo.

A medida que aumenta la presión para mejorar la sustentabilidad, generar ahorros de costos y acelerar el tiempo de llegada al mercado, las transacciones en papel y las llamadas telefónicas no ofrecen la flexibilidad necesaria para mantenerse al día.

Las estrategias modernas ayudan a las entidades gubernamentales a adoptar la adquisición socialmente responsable eliminando el desperdicio de papel y uniendo fuerzas con las cooperativas que fomentan los requisitos ambientales.

Ahorro de costos

Las compras grupales consolidan las demandas de las organizaciones, y ayudan a ofrecer precios más bajos, descuentos por cantidad y términos más favorables. Al reducir los costos administrativos y aprovechar el poder de compra colectivo, la práctica ayuda a las organizaciones a estirar sus presupuestos aún más.

Ejemplo: Un distrito escolar usa un acuerdo cooperativo para comprar tecnología y suministros para el salón de clases a un costo un 15 % más bajo. Esta estrategia de presupuesto escolar maximiza los fondos del distrito para que pueda redirigir los ahorros a programas de estudiantes, capacitación de docentes y mejoras de las instalaciones.

Diversificación de proveedores

Los acuerdos cooperativos suelen incluir múltiples proveedores previamente autorizados, que proporcionan un amplio rango de opciones a la vez que garantizan el cumplimiento con la normativa. Esto reduce la dependencia de un solo proveedor, minimiza los riesgos de la cadena de suministros y fomenta la competencia entre proveedores.

Ejemplo: Una agencia gubernamental local necesita abastecer su equipo de respuesta para emergencias sin depender de un único proveedor. Mediante un contrato de compra cooperativa, obtienen acceso a un grupo diverso de proveedores, lo que garantiza el acceso a suministros esenciales, incluso durante una crisis.

Eficiencia de adquisiciones

Las compras grupales simplifican el proceso de compras eliminando la necesidad de RFP, reduciendo el papeleo y empleando soluciones impulsadas por la tecnología que hacen que las transacciones sean más rápidas y más transparentes. Permite que las organizaciones se centren en el trabajo impulsado por la misión en lugar de en cargas administrativas.

Ejemplo: Una coalición sin fines de lucro usa tecnología en forma de solución de compra cooperativa en línea para comprar artículos de oficina y servicios de mantenimiento para las instalaciones. Al seleccionar proveedores previamente autorizados, las organizaciones sin fines de lucro simplifican las compras, recortan el tiempo de compra un 40 % y liberan recursos para la recaudación de fondos y los programas comunitarios.

Cómo las compras cooperativas benefician a diferentes modelos comerciales

La compra cooperativa es flexible y escalable. Se adapta a diferentes organizaciones de la industria, lo que permite una compra más rápida, inteligente y rentable. Ya seas una empresa global, un sistema de atención médica o una pequeña empresa en crecimiento, este enfoque brinda acceso a descuentos por compra al por mayor, diversificación de proveedores y contratos previamente negociados que simplifican la adquisición y maximizan los ahorros. 

Empresas

Para las grandes empresas, la adquisición es un acto de equilibrio. Los equipos deben administrar los costos, asegurar la confiabilidad del proveedor y mantener las operaciones en funcionamiento de manera eficiente. Las compras conjuntas permiten que las empresas aprovechen el poder de compras grupales entre las diferentes ubicaciones, aseguren descuentos por volumen, acuerdos con proveedores previamente autorizados y presupuestos más predecibles.

Al reducir el tiempo que se pasa investigando proveedores y negociando contratos, las empresas pueden centrarse en el abastecimiento estratégico y las relaciones a largo plazo con los proveedores. ¿El resultado? Cadenas de suministro más fuertes, mejores precios y ciclos de compra más rápidos, y sin agregar capas de burocracia.

Atención médica

En la atención médica, la adquisición va más allá del ahorro de dinero. Los resultados de los pacientes, el cumplimiento normativo y la resiliencia de la cadena de suministro también están en juego. Las compras cooperativas simplifican el abastecimiento de suministros médicos, equipos y artículos farmacéuticos, y garantizan que los hospitales y las clínicas obtengan productos rentables y de alta calidad sin larguísimas negociaciones de contratos.

Para los sistemas de atención médica que atraviesan fusiones y adquisiciones, los acuerdos cooperativos también estandarizan la adquisición entre las instalaciones, lo que reduce las ineficiencias y crea cadenas de suministros escalables y sin inconvenientes. Los proveedores previamente autorizados ayudan a las organizaciones a priorizar las compras responsablesal abastecerlos con productos sustentables y producidos con ética sin sacrificar la eficiencia.

Pequeñas y medianas empresas (PYMES)

Las PYMES generalmente no tienen la estructura interna y el poder de compra de las organizaciones más grandes. Los programas de compra cooperativa ayudan a las PYMES a ahorrar tiempo y dinero al aprovechar contratos previamente negociados y redes de proveedores que, de otro modo, serían inaccesibles.

En lugar de pasar semanas comparando ofertas y negociando precios, las PYMES pueden comprar a tarifas competitivas al instante, lo que libera recursos para centrarse en el crecimiento, en la experiencia del cliente y en la innovación. Con costos administrativos más bajos, una cadena de suministros más estable y ciclos de compra simplificados, las PYMES pueden escalar sin la carga operativa de una gran empresa.

Sin importar la industria, este enfoque de compra simplifica la adquisición, fortalece las relaciones con los proveedores y desbloquea las eficiencias.

Pasos clave para que los líderes de adquisición aprovechen las compras cooperativas

Cuando se hace correctamente, la compra cooperativa puede cambiar las reglas del juego. Ya sea que estés buscando reducir costos, simplificar la administración de proveedores o mejorar el cumplimiento, este enfoque estratégico te ayudará a aprovechar al máximo cada contrato. 

1. Evalúa las brechas de adquisición actuales

Antes de comenzar, tómate un momento para analizar la situación. ¿Dónde se está ralentizando tu proceso de adquisición? ¿Dónde estás gastando de más? Identificar estas brechas ayuda a descubrir si otro arreglo podría mejorar los precios, la diversidad de los proveedores o la eficiencia de los contratos.

Pregúntate:
 

• ¿Estamos teniendo problemas con ciclos de adquisición prolongados o procesos de autorización complejos?
• ¿Nos falta visibilidad de los gastos entre los departamentos o las ubicaciones?
• ¿Podríamos beneficiarnos de la consolidación con los proveedores o las compras al por mayor?
   

Una auditoría rápida de los puntos débiles te guiará hacia la estrategia adecuada.

2. Selecciona la cooperativa adecuada

No todas las cooperativas tienen los mismos estándares. Para obtener valor real, elige una que se alinee con tu industria, las necesidades del proveedor y las normas de cumplimiento. Algunas se centran en sectores específicos, como la atención médica, el gobierno y la educación, mientras que otras ofrecen un acceso más amplio.

Por ejemplo, una organización sin fines de lucro centrada en mejorar la responsabilidad de sus gastos podría buscar una cooperativa con herramientas de informe integradas y transparencia de contratos para hacer un seguimiento de cada dólar.

3. Aumenta la visibilidad y el control con tecnología de adquisición

Una vez que seleccionas la cooperativa adecuada, la tecnología se vuelve clave para desbloquear su potencial completo. Amazon Business proporciona análisis en profundidad, procesos de autorización y herramientas de compras guiadas que ayudan a los líderes a tener un mejor control de sus gastos.

Al integrar los contratos cooperativos con las soluciones de adquisición digitales, las organizaciones pueden:
 

• Hacer un seguimiento de las tendencias e identificar las oportunidades de ahorro de costos
• Automatizar los procesos de autorización para garantizar un cumplimiento sin demoras
• Simplificar compras con una herramienta centralizada y escalable
   

La tecnología lo pone todo en perspectiva para las empresas que gestionan múltiples ubicaciones, proveedores y equipos al transformar las compras cooperativas en una ventaja estratégica.

Amazon Business apoya la compra en cooperativa a gran escala

En esencia, las compras compartidas se tratan de trabajar con mayor inteligencia, no con mayor esfuerzo. Al aprovechar el poder de compras colectivo, las organizaciones obtienen mejores tratos, simplifican sus operaciones y mantienen la adquisición en marcha sin complicaciones. Pero la estrategia adecuada es solo la mitad de la ecuación; también necesitas contar con las herramientas adecuadas.

Amazon Business hace que la adquisición cooperativa sea más fácil, más eficiente y más flexible con funciones que cubren las necesidades de las empresas, las organizaciones sin fines de lucro y las organizaciones del sector público por igual. Con acceso a una gran red de proveedores, precios competitivos por compras al por mayor y herramientas de adquisición digitales, las organizaciones pueden escalar sin sacrificar el control.

¿Necesitas fomentar la diversidad de proveedores? Usa filtros para priorizar a los proveedores sustentables y de pequeñas empresas. ¿Quieres recortar el gasto no autorizado? Establece políticas de compras guiadas para mantener las compras alineadas con tus objetivos. ¿Buscas tener más visibilidad? Usa el análisis de gastos para descubrir información que optimiza las decisiones de adquisición.

Ya sea que estés abasteciendo a una empresa de Fortune 500 o a una organización sin fines de lucro en crecimiento, Amazon Business hace que las compras cooperativas funcionen. ¿Listo para ver cómo? Regístrate para obtener una cuenta gratuita o habla con nuestro equipo para obtener más información.