Optimización de costos de informática guiados por la adquisición: estrategias y prácticas recomendadas

En los enfoques anteriores para la administración de costos de informática, tenía sentido enfocarse únicamente en adquirir bienes y servicios al precio más bajo posible. Sin embargo, los mandatos de sostenibilidad cada vez más complejos y la transición hacia servicios de informática en la nube significan que reducir costos por sí solo ya no puede ser tu estrategia exclusiva para ahorrar dinero. 

Para mantenerte al día con la modernización de la adquisición mientras impulsas la rentabilidad y el cumplimiento de informática, necesitas facilitar información y control en todas tus operaciones. Tu herramienta clave para lograrlo es usar una solución digital. 

La adquisición de informática puede transformarse de una transacción limitada a una palanca estratégica que desbloquea una optimización sostenible de los costos de informática .

Por qué la optimización supera a la reducción de costos

La reducción de costos en informática puede ofrecer resultados a corto plazo para tu equipo, pero estas ganancias inmediatas suelen surgir de decisiones tomadas sin una visión a futuro. Esto se debe a que reducir costos se enfoca en ahorrar dinero sin considerar cómo esta reducción podría poner en riesgo la calidad del producto o servicio, restringir la visibilidad de la red de adquisición indirecta o hacer que tus operaciones sean vulnerables a interrupciones en la cadena de suministro. Lo que parece una decisión menor para ahorrar dinero podría tener consecuencias significativas en toda tu organización.

Los equipos de informática y adquisición que reconocen los riesgos de recortar costos, pero que aún necesitan ahorrar, pueden tener éxito ampliando sus esfuerzos de optimización de costos de informática. Esto significa optimizar la adquisición de informática como un elemento estratégico y ágil dentro de tu organización. 

Este tipo de optimización ve tus operaciones como un todo cohesivo que se ajusta mientras cambian las necesidades de tu negocio. Con esto, puedes crear objetivos estratégicos para todas las partes de tu red que te ayuden a lograr ahorros, resiliencia y cumplimiento en las compras.

Principales fuentes de fuga de gasto en informática

La fuga de gasto en informática ocurre cuando tu equipo realiza pedidos con procesos de compra o proveedores no aprobados. Este tipo de fuga suele ser más común en entornos descentralizados o en organizaciones de rápido crecimiento debido a la falta de visibilidad financiera o control sobre su adquisición de informática. 

Como la fuga de gasto representa un riesgo significativo para las ganancias de una organización, debe ser una prioridad para los equipos de adquisición de informática que buscan recuperar el control del gasto en sus operaciones. 

Cuando comiences, busca las áreas donde suele existir la fuga de gasto en informática. Aquí tienes algunos ejemplos:

• Compras de informática en la sombra: La informática en la sombra ocurre cuando los empleados usan software, hardware o servicios de informática no aprobados. Es un problema para las organizaciones porque limita la visibilidad financiera, genera gastos excesivos y crea vulnerabilidades de ciberseguridad.
• Licencias SaaS duplicadas: Los procesos descentralizados, el escaso seguimiento del uso y procesos ineficaces al dar de baja cuentas de empleados pueden llevarte a gastar de más en licencias SaaS porque pagas por cuentas duplicadas o inactivas.
• Compras superpuestas: Los sistemas fragmentados o los equipos desalineados aumentan el riesgo de que varios equipos compren el mismo software o hardware. Al hacerlo, crean redundancias innecesarias y desperdician dinero sin saberlo.
• Procesos de pedido ineficientes: Los procesos lentos o complejos pueden desalentar a tus compradores de usar el proceso de compra que prefiera tu organización. Como resultado, puedes ver más gastos no convencionales, gastos excesivos o incumplimientos de tus políticas internas.
• Poca visibilidad de compras: Si no puedes ver cómo tu organización está gastando su dinero actualmente, el control financiero y el ahorro de costos estarán lejos de alcanzarse. Esta escasa visibilidad también puede hacer que pierdas oportunidades para resolver gastos no convencionales o negociar contratos más favorables.
   

Conocer cuáles son los principales candidatos para la fuga de gasto de informática en tus operaciones te permite identificar y resolver las áreas problemáticas de manera rápida e intencional.

Cuatro palancas de adquisición que impulsan el ahorro en informática

Como las iniciativas de optimización de costos de informática examinan todo el ciclo de vida de la adquisición de informática, cualquier elemento, desde cuellos de botella en los procesos hasta negociaciones contractuales, puede convertirse en una palanca para generar ahorro. Las siguientes estrategias de adquisición pueden guiar tu enfoque en la red:

1. Consolidación de proveedores y administración de contratos

La consolidación de proveedores te ayuda a alcanzar una posición favorable durante las negociaciones contractuales. Por un lado, tener menos proveedores significa menos competencia dentro de tu red, lo que te da más margen para defender mejores acuerdos basados en el desempeño de cada proveedor. 

En lugar de dispersar las compras de informática entre una amplia variedad de proveedores, puedes ajustar el tamaño de tu red para incluir solo a un grupo de vendedores confiables. Como resultado, conservarás un mayor control sobre tu red, el abastecimiento estratégico y las violaciones de cumplimiento en las compras, como los gastos de cola o los gastos no convencionales.

2. Descuentos por volumen y precios escalonados

Los datos de pedidos y compras de informática te ayudan a tomar decisiones informadas para cubrir las necesidades de tu organización a precios favorables. Con esta visibilidad, puedes adquirir equipos y software de informática con tarifas de descuento por compras al por mayor. 

Estos descuentos son posibles porque puedes indicarles a tus proveedores exactamente cuánto necesitas y en qué momento, lo que les permite planificar con anticipación. Con esos mismos datos, también podrías negociar descuentos escalonados que generen ahorros según la cantidad ordenada o el monto gastado.

3. Automatización del cumplimiento y de las políticas

Cuando buscas mejorar el cumplimiento en las compras de informática, debes simplificar el proceso de seleccionar y ordenar a proveedores preferidos para que sea sencillo para los compradores. 

Los catálogos de proveedores autorizados pueden ser una victoria inicial fácil para esta estrategia. Con un catálogo de proveedores personalizable, puedes establecer condiciones de compra que incluyan proveedores preferidos y límites de presupuesto. Estos lineamientos para los compradores pueden reducir el gasto no convencional en informática sin impedir que obtengan los recursos de informática que necesitan.

4. Visibilidad de gastos y de contratos

La visibilidad de gastos en informática y de los contratos con proveedores le da a tu equipo un mayor control sobre cómo administran los costos de informática. Por ejemplo, el análisis de adquisición puede mostrar los plazos de renovación de contratos para que sepas cuándo iniciar las conversaciones de renovación. 

La información sobre el gasto también puede revelar herramientas o suscripciones redundantes, lo que te ayuda a identificar dónde consolidar tecnología para fortalecer tu administración de gastos y mejorar tu eficiencia operativa.

Cómo lograr la alineación entre la informática y la adquisición

Las laptops, los teclados, los servicios de informática en la nube y los servidores son ejemplos de infraestructura de informática que resulta fundamental para el buen funcionamiento del negocio. Sin embargo, también pueden tener un costo elevado, tanto financiero como en términos de ciberseguridad. 

Para lograr la optimización de costos de informática, tus equipos de informática, administración financiera y adquisición deben trabajar juntos. Estas son las responsabilidades de cada equipo y cómo se intersecan para asegurar una alineación operativa:

• Informática o DevOps: Los líderes y los equipos de informática se enfocan en mantener e implementar la tecnología y los recursos en la nube. Saben qué herramientas necesita tu organización, para qué y en qué momento.
• Finanzas o FinOps: Tu equipo de finanzas conoce los presupuestos de tu organización y cómo la asignación estratégica de costos puede impulsar la rentabilidad. Son responsables de asegurar que las compras de informática estén dentro del presupuesto y cumplan con los requisitos financieros. 
• Adquisición: Un equipo de adquisición cierra la brecha entre estas dos unidades de negocio al combinar las limitaciones financieras con las necesidades de informática para optimizar la adquisición de bienes y servicios.

En otras palabras, la adquisición es la aplicación práctica de tu análisis de costos de adquisición de informática. Conecta las necesidades de informática de tu organización con presupuestos realistas que generan resultados medibles y convierten la adquisición en un impulsor de ganancias. Pero para facilitar esta alineación, tus equipos de DevOps, FinOps y adquisición necesitan acceso a tableros y análisis compartidos.

Cuando estos tres equipos pueden acceder e implementar los mismos datos, pueden colaborar para aumentar estratégicamente la eficiencia y ahorrar dinero. Por ejemplo, la alineación entre los equipos internos permite que tu organización aproveche licencias de software a nivel empresarial en lugar de cuentas individuales. Al hacerlo, reducirás el riesgo de fuga de gasto en informática por licencias SaaS duplicadas o sin uso y ahorrarás dinero, ya que los paquetes empresariales suelen ser la opción más rentable. 

Métricas para la optimización continua de costos

La optimización de costos de informática es una estrategia continua que evoluciona conforme tu organización crece, y los indicadores clave de desempeño (KPI) miden su éxito. Tu equipo puede usar las siguientes métricas para evaluar y hacer un seguimiento a tu estrategia:

• Porcentaje del total de gastos operativos: Esta métrica muestra el porcentaje de los costos totales de tu organización que se destinan a la adquisición de informática. El porcentaje ideal puede variar ampliamente según la industria.
• Porcentaje de gasto no convencional o fuera de política: Este KPI muestra con qué frecuencia tus compradores se desvían de los procesos de compra estandarizados, lo que podría generar riesgos adicionales para tu organización.
• Índice de utilización de licencias: Esta métrica indica cuántas licencias de software usa realmente tu organización del total que has comprado. Si identificas licencias sin uso, puedes cancelarlas y ahorrar dinero.
• Costo promedio por usuario activo de informática: Calcular el costo promedio de cada usuario de informática en relación con tu gasto total de informática puede ayudarte a identificar dónde cambiar los niveles de acceso o bajar de categoría algunas cuentas podría generarte ahorro.
• Tiempo del ciclo de adquisición: Esta métrica mide el tiempo total que toma una orden desde la solicitud de compra hasta el pago de la factura del proveedor. Si el tiempo del ciclo de adquisición disminuye, puede indicar que tu proceso es más rentable y eficiente.
   

Los KPI facilitan los resultados basados en datos que necesitas para demostrar el éxito de tu estrategia de optimización de costos de informática. Sin embargo, para que los datos tengan impacto, también deben ser completos y confiables. 

La forma más sencilla de garantizar la precisión de los datos es usar una solución de adquisición de informática que aproveche tecnologías avanzadas como el análisis con IA, la automatización y la aplicación de políticas. Amazon Business es uno de esos sistemas que puede fortalecer tu estrategia de optimización de costos de informática.

Cómo Amazon Business respalda la optimización de costos de informática

Amazon Business ayuda a que tu equipo lidere de forma efectiva la estrategia de optimización de costos de informática de tu organización. Aquí tienes cómo esta solución puede simplificar y fortalecer tu enfoque:

Obtén visibilidad en tiempo real del gasto en informática

Para que los datos de gasto en informática sean útiles, deben ser oportunos y precisos. Sin una visión detallada, tu equipo corre el riesgo de tomar decisiones empresariales críticas con datos que no reflejan con exactitud tus necesidades de informática. 

Amazon Business puede ayudarte al clarificar tu gasto en informática mediante Visibilidad de gastos (una función de Business Prime). Esta función agrega los datos de compra de cuentas múltiples dentro de tu organización. Al centralizar esta información, tu equipo puede obtener información sobre las siguientes áreas de tus operaciones:

• Detectar tendencias de compra en hardware, software y servicios de informática: Basándote en los hábitos de compra de informática de tu organización, puedes planificar con anticipación para definir el momento ideal de los pedidos, consolidar proveedores y prever necesidades futuras.
• Identificar compras duplicadas o redundantes: Los análisis del gasto revelan dónde podrías estar pagando por cuentas SaaS duplicadas o sin uso. Puedes usar estos datos para reducir las cantidades en los pedidos y ahorrar dinero.
• Anticipar renovaciones y costos próximos: Al rastrear cuándo compras software o servicios de informática, puedes anticipar cuándo las renovaciones impactarán tu presupuesto para que no te tomen por sorpresa.
   

Esta visibilidad en tiempo real te ayuda a demostrar a las partes interesadas los resultados de tus esfuerzos de optimización de costos de informática, lo que puede aumentar el apoyo del liderazgo de adquisición y generar impulso para la escalabilidad a largo plazo.

Fortalece el cumplimiento y la aplicación de políticas

Una función central de la optimización de costos de informática es hacer cumplir las políticas de compra. Esto significa que tus compradores sigan los procedimientos de compra aprobados y solo hagan pedidos a tus proveedores preferidos. Sin embargo, los procesos complicados o que consumen mucho tiempo pueden desalentar a los compradores de usar este proceso deseado. 

Aquí es donde Guided Buying (una función de Business Prime) resulta útil. Te ayuda a facilitar una estructura de compra que respete tu presupuesto y las necesidades de tus compradores.

Tus administradores también pueden personalizar Guided Buying para incentivar a los compradores a ordenar a proveedores preferidos agregando una etiqueta visible de “preferido” a los vendedores que quieres que prioricen. Al establecer estos lineamientos de compra, podrías ver los siguientes beneficios para finanzas y adquisición:

• Reducción del gasto fuera de contrato o no autorizado en informática: Al simplificar y aclarar el proceso de compra y etiquetar a los proveedores preferidos, te aseguras de que los compradores sepan exactamente a quién pedir y cómo hacerlo sin frustración.
• Cumplimiento de políticas sin supervisión manual: Una vez que los líderes de informática configuran las guías de compra en Guided Buying, pueden tener la tranquilidad de que los compradores seguirán fácilmente la ruta de pedido deseada sin necesidad de revisar cada paso de forma manual.
• Protección fortalecida para los presupuestos de informática: Con un mayor control del proceso de compra, los líderes de informática pueden administrar mejor los presupuestos al reducir el gasto no convencional y el riesgo de informática en la sombra.
   

Cuando tu equipo colabora con Amazon Business, puedes sentir mayor confianza en que los compradores se ajustarán a los proveedores preferidos y a los procesos de compra definidos.

Identificar oportunidades de ahorro

Cuando construyes una estrategia de optimización de costos de informática, querrás descubrir grandes oportunidades de ahorro, y los análisis ayudan a tu equipo a obtener la información crucial para encontrarlas. De hecho, Analítica de Amazon Business impulsa tu campaña de ahorro al ayudarte a detectar tendencias e ineficiencias en tus datos de compra de informática.

Analítica de Amazon Business actúa como la “capa de información” de tu organización para el desempeño de adquisición. Al organizar los datos de compra de informática de toda tu organización en un solo lugar, esta herramienta puede evaluar y extraer información clave para iluminar patrones, áreas de riesgo y cuellos de botella.

Por ejemplo, tu equipo podría implementar Analítica de Amazon Business para identificar categorías de gasto con poco uso o con precios excesivos. Esto hace visibles partes tradicionalmente difíciles de rastrear en tus operaciones, como el gasto marginal, y te da la información necesaria para consolidar pedidos o proveedores y ahorrar dinero de manera estratégica.

Con el apoyo de Analítica de Amazon Business, tendrás la información y los datos necesarios para realizar cambios informados en tu red de adquisición y así maximizar el ahorro.

Simplifica la gobernanza del presupuesto mediante integraciones con ERP

La gobernanza es la forma en que tu equipo operacionaliza los datos de gasto en informática. La manera más sencilla de establecer gobernanza presupuestaria en todas tus operaciones es aprovechar las integraciones de planificación de recursos empresariales (ERP) para crear un ecosistema unificado de tecnología de adquisición.

Estas integraciones combinan tus datos de adquisición y financieros, lo que te permite mejorar el control de costos y la precisión de auditoría. Una adquisición totalmente integrada y unificada también le da a tu equipo la capacidad de obtener los siguientes beneficios:

• Sincronizar los datos de compras de informática con los sistemas financieros: Si integras los sistemas de informática y finanzas, tus datos de gasto serán precisos y confiables. Esto le permite a tu equipo tomar decisiones empresariales clave con información en tiempo real.
• Automatizar la validación del presupuesto y la conciliación del gasto: Las integraciones con ERP mantienen ordenados los datos de informática, finanzas y adquisición al detectar discrepancias, conciliar facturas con documentos de respaldo y hacer seguimiento de los presupuestos.
• Reducir la duplicación de ingreso de datos y los reportes manuales: Estas integraciones también liberan a tu equipo de las complicaciones y riesgos del ingreso manual de datos y la elaboración manual de reportes. De esta forma, tus sistemas conectados agregan y organizan automáticamente la información, lo que ahorra tiempo al equipo.
   

Amazon Business se integra con más de 300 sistemas de adquisición y ERP, incluidos SAP, Oracle, Coupa y NetSuite. Con integraciones tan sólidas, Amazon Business puede ser el socio estratégico de tu equipo mientras construyes una red digital de adquisición que simplifique la optimización de costos de informática. 

Convierte el control de costos en una ventaja competitiva

En el panorama actual de adquisición y cadena de suministro, recortar costos de informática genera más riesgos que beneficios para tu organización. Para adelantarte a la competencia, aumentar la escalabilidad mediante la alineación entre equipos y generar ganancias a largo plazo, tu equipo necesita cambiar su enfoque hacia la optimización de costos de informática. Puedes lograrlo asociándote con tecnología diseñada para compras de informática.

Amazon Business, por ejemplo, es una solución ágil que te ayuda a fortalecer tu estrategia ahora y crece junto con tu organización. Lo hace aprovechando análisis en tiempo real para facilitar la alineación entre los equipos de informática, finanzas y adquisición, lo que los transforma en un motor estratégico unificado basado en datos.

¿Listo para explorar cómo Amazon Business puede ayudarte a recuperar el control de tu gasto en informática? Comunícate con Amazon Business hoy mismo para descubrir cómo tu equipo puede implementar este sistema y habilitar decisiones más inteligentes y rápidas en toda tu organización.