Automatización de la cadena de suministro: Cómo los equipos de adquisición pueden trabajar de manera más inteligente

Si bien la automatización formó parte de la adquisición durante años, los primeros esfuerzos se enfocaron principalmente en la logística y la aceleración de los procesos. Hoy en día, la automatización abarca todo el ciclo de vida de la adquisición, desde las compras y autorizaciones, hasta la analítica de gastos, la evaluación de proveedores y el abastecimiento responsable. El 53 % de los líderes de la cadena de suministro consideran que la transformación digital será su ventaja competitiva más importante en los próximos años, por lo que es hora de transformar tu enfoque de automatización.

La automatización de la cadena de suministro moderna puede reducir las tareas manuales en los procesos de adquisición, aumentar la visibilidad de todos los proveedores y otorgar mayor control de los gastos. En conjunto, estas capacidades pueden ayudar a reposicionar la adquisición como una función táctica que aumenta la agilidad organizacional y promueve el crecimiento.

Para aprovechar los beneficios, necesitas integrar los sistemas de forma fiable, obtener datos precisos y comprender con claridad las tecnologías emergentes. Sigue leyendo para descubrir las principales técnicas para implementar la automatización de la cadena de suministro en tu organización.

¿Qué es la automatización de la cadena de suministro?

La automatización de la cadena de suministro se refiere al uso de herramientas digitales para automatizar tareas manuales y repetitivas en las áreas de abastecimiento, compras, administración de inventarios y logística. En lugar de ocupar tiempo en el procesamiento de transacciones, la automatización permite a los equipos enfocarse en actividades estratégicas, como evaluar proveedores, minimizar riesgos y administrar costos.

Los sistemas de automatización pueden contribuir a estos esfuerzos con la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la analítica avanzada de datos para optimizar tareas de rutina. Cuando se alinean con los sistemas de adquisiciones y la estrategia de optimización de la cadena de suministro, estas nuevas tecnologías ofrecen visibilidad en directo, datos precisos y mayor control del cumplimiento de gastos y compras. Como resultado, hay menos intervención humana, mayor eficiencia operativa y una base más estable para la escalabilidad organizacional.

Oportunidades clave de automatización de procesos de adquisición

Para aprovechar al máximo el valor de la automatización de la adquisición, los equipos deben saber qué partes del proceso hay que priorizar. Entre las oportunidades más favorables, se incluyen las siguientes:

• Procesos de requisición y autorización de compras: El software de automatización puede crear, enviar y dirigir requisiciones de autorización, por lo que los tiempos del ciclo son más breves y hay más transparencia.
• Administración de proveedores: La automatización ayuda a verificar la información de los proveedores, administrar documentación de cumplimiento y hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), que, en conjunto, construyen una base de proveedores más fiable. 
• Administración de pedidos: Al integrar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas automatizadas pueden administrar el procesamiento de pedidos según las señales de la demanda, lo que minimiza la necesidad de ingresar datos de forma manual y mejora la precisión al despachar pedidos. 
• Reconciliación de facturas y pagos: Los sistemas automatizados pueden captar datos de facturas, emparejarlos con órdenes de compra (PO) y recibos de productos y, a continuación, enviarlos para su autorización a fin de minimizar errores, disminuir los costos operativos y optimizar los términos de pago.
• Informes y visibilidad de gastos: Los paneles y herramientas de analítica consolidan los datos de adquisición, lo que permite monitorear el gasto y ayudar a identificar oportunidades de ahorros.

Por qué importa la automatización para tener agilidad y resiliencia

Entre las constantes interrupciones de la cadena de suministro, los mandatos relativos al cumplimiento y las presiones por reducir costos, más que nunca es importante recurrir a las herramientas digitales para mantener la agilidad y resiliencia. La adquisición sigue el ritmo con la automatización gracias a:
 

• Agilidad aumentada: Automatizar las tareas de rutina permite a los equipos responder con más rapidez ante los cambios del mercado, problemas con proveedores o fluctuaciones de la demanda. Al tener capacidad de respuesta veloz, la adquisición se puede adaptar a nuevos desafíos y capitalizar las oportunidades emergentes.
• Mayor resiliencia en la cadena de suministro: Los sistemas automatizados continuamente monitorean factores externos, entre ellos, acontecimientos geopolíticos, interrupciones de carácter meteorológico y el estado de los proveedores para identificar riesgos de antemano. Esta información ayuda a tomar mejores decisiones para diversificar los proveedores, dejar de depender de pocas fuentes y minimizar los cuello de botella manuales.
   

Para los profesionales de la cadena de suministro, la automatización no es solo eficiencia. Se trata de una ventaja estratégica que ayuda a mantener la estabilidad, controlar costos y transitar la incertidumbre mundial sin afectar el rendimiento. 

Principales beneficios por automatizar la cadena de suministro

Los beneficios de automatizar la cadena de suministro son tanto operativos como estratégicos. Una estrategia de automatización impulsada por datos ayuda a reducir la falta de eficiencia operativa, aumenta el cumplimiento relativo a las compras y garantiza una mayor visibilidad de las actividades de la cadena de suministro. Gracias a estas ventajas, se pueden tomar mejores decisiones en toda la organización. 

Procesos de compras y autorización más rápidos

Los procesos tradicionales de compras y autorización suelen ser engorrosos por la entrada manual de datos y cadenas de autorización con numerosos cuellos de botella. La automatización puede acelerar estos procesos de la siguiente manera:
 

• Menores tiempos de ciclos: Al automatizar las requisiciones con procesos de autorización digitales, ya no es necesario gestionar documentos y enviarlos de forma manual. Los compradores pueden enviar solicitudes digitales y el sistema notificará automáticamente a los autorizadores correspondientes. De esa forma, se ahorra tiempo y se aumenta la precisión.
• Integración del cumplimiento y la auditabilidad: Con los procesos automatizados, se pueden integrar políticas de compra y requisitos normativos directamente en los procesos de negocio. El sistema registra cada acción, autorización y cambio, lo que genera un registro de auditoría fiable que simplifica las revisiones internas y externas.

La automatización ayuda a acelerar el proceso de compras y autorización y, al mismo tiempo, mejora la fiabilidad y visibilidad de cada paso. 

Mayor coordinación y cumplimiento de proveedores

La administración de proveedores cumple un rol fundamental a la hora de mantener una cadena de suministro saludable. La automatización contribuye a la coordinación y el cumplimiento mediante lo siguiente:

• Información de proveedores centralizada: Los sistemas automatizados consolidan los datos de proveedores en una sola plataforma. Como resultado, hay menos datos aislados y se proporciona a las partes interesadas correspondientes acceso a información precisa y actualizada.
• Incorporación y calificación automatizadas: Las herramientas de automatización optimizan la demandante incorporación de proveedores al permitir a los proveedores enviar documentación a través de portales en línea. El sistema la valida según criterios predefinidos, lo que ayuda a respetar estándares de compras responsables y minimiza los errores humanos.
• Mejor administración de contratos: La automatización puede ayudar a administrar ciclos de vida contractuales al hacer un seguimiento de las principales fechas y enviar recordatorios para renovaciones. Algunas herramientas con IA incluso afirman analizar cláusulas y obligaciones para identificar posibles riesgos.
   

Al tener más visibilidad del rendimiento y el cumplimiento de proveedores, sus equipos pueden mantener relaciones con proveedores más estrechas y transparentes.

Mejor administración del gasto e inventario

Administrar el gasto e inventario puede ser complejo y conllevar errores, lo que genera riesgos de gastos excesivos y desabastecimiento. Gracias a la automatización, hay un mayor control financiero y precisión de inventario mediante lo siguiente:

• Visibilidad de gastos en tiempo real: Las soluciones automatizadas de analítica de gastos agregan datos de compras provenientes de toda la organización. Estas clasifican los gastos, detectan patrones de gastos y ofrecen paneles para monitorear hacia dónde se dirige el dinero.
• Niveles de inventario optimizados: Los sistemas automatizados de administración de inventario pueden ayudar a anticipar la demanda usando datos de ventas históricas y tasas de consumo en tiempo real para activar el reabastecimiento recurrente, minimizar el desabastecimiento y reducir el sobrante de inventario.
   

Esta información puede ayudar a detectar patrones de gastos, optimizar niveles de inventario y consolidar compras con proveedores preferidos, lo que mejora la administración de costos y un mayor poder de negociación.

Cómo automatizar los procesos de la cadena de suministro

Para implementar correctamente la automatización de la cadena de suministro, hace falta unificar las necesidades operativas inmediatas con los objetivos a largo plazo. Puedes adoptar el siguiente marco detallado para guiar una estrategia.

Paso 1: Identificar las áreas de gran impacto por automatizar

Empieza por precisar los procesos de la cadena de suministro que se beneficiarán más con la automatización. Por lo general, se trata de procesos manuales, repetitivos y de gran volumen, como las autorizaciones de órdenes de compra, la unificación de proveedores y los informes.

Considera las siguientes acciones al evaluar posibles oportunidades de automatización:

• Evaluar cuellos de botella y tareas repetitivas: Identifica áreas en las que el trabajo manual obstaculiza las operaciones, provoca demoras y genera errores. Estas son las principales candidatas para la automatización.
• Cuantificar posibles ventajas: Considera las métricas, como tiempo de procesamiento, índices de error, adherencia de cumplimiento y gastos no convencionales. Al cuantificar las posibles mejoras, se puede demostrar el retorno de inversión (ROI) y garantizar el apoyo de los líderes.
• Considerar el alineamiento de estrategias: Usa la automatización para lograr los objetivos de la organización, como la reducción de costos, la transformación digital o la resiliencia de la cadena de suministro. El alineamiento promueve la adopción y facilita la implementación.
   

Paso 2: Integrar la automatización con herramientas y sistemas de adquisición

La automatización funciona mejor cuando se conecta con tus plataformas actuales de ERP, adquisición y analítica de gastos para permitir el flujo de datos en tiempo real. 

En el momento de crear una cadena de suministro automatizada, procura lo siguiente:

• Elegir tecnologías de automatización compatibles: Asegúrate de que tu solución de automatización se integre con tus sistemas actuales y recurra a plataformas de procesos inteligentes con IA, ML o RPA.
• Establecer el flujo y la gobernanza de datos: Define vías claras para que los datos recorran sistemas automatizados y actuales e implementa políticas para administrar la calidad, el acceso y el cumplimiento.
• Lanzar proyectos piloto de integración: Prueba la automatización en un entorno controlado antes de implementarla a escala para identificar problemas sin interrumpir las operaciones críticas.
   

Con el fin de apoyar las integraciones para tener transparencia operativa, Satya Mishra, director de Administración de Productos en Amazon Business, comenta: “Las integraciones pueden ser el tema que reúna a tus colegas en diálogo sobre quién se ocupa de la actividad de gastos más allá de los presupuestos para alcanzar los objetivos de la empresa”.

Paso 3: Desarrollar habilidades del equipo para la adopción digital

La automatización solo tendrá éxito si los empleados adoptan nuevas formas de trabajar. Coloca la tecnología como una herramienta que ayuda a los equipos a centrarse en el trabajo de mayor valor, en vez de reemplazarlos.

Para ayudar a fomentar la adopción de los equipos, realiza lo siguiente:

• Brindar capacitación integral: Proporciona capacitación práctica según cada rol, que abarque cómo usar nuevos sistemas automatizados y la evolución de sus roles. 
• Obtener comentarios y crear nuevas versiones: Reúne comentarios de usuarios para ver qué está funcionando y qué hay que mejorar. Con este enfoque iterativo, se promueve un sentimiento de inclusión y se garantiza que el sistema satisfaga las necesidades de los usuarios.
• Redefinir roles y responsabilidades: Deja que los roles de los empleados evolucionen para cubrir tareas de mayor impacto, como el abastecimiento estratégico, la administración de relaciones con proveedores, la evaluación de riesgos y la innovación.
   

La forma más efectiva de diseñar una estrategia de automatización sostenible y efectiva es empezar de a poco, aprender con cada implementación y expandirse paulatinamente.

Cómo Amazon Business ayuda con la automatización 

Amazon Business ofrece un conjunto de características integrales para ayudarte a optimizar los procesos de adquisición, lo que, a su vez, contribuye a las iniciativas más amplias en cuanto a la cadena de suministro. Mira más detalles sobre cómo funciona la solución de compras inteligente en la práctica.

Integración con más de 300 sistemas de adquisición y ERP

Para una correcta automatización, se requiere integración, y Amazon Business se ocupa de tu equipo. Con más de 300 integraciones de sistemas, incluidas Coupa, SAP Ariba y Oracle, Amazon Business puede ayudar a tu equipo a simplificar los procesos de compras y, a la vez, ofrece más transparencia de las transacciones, los datos entre equipos y más informes precisos. 

Estas integraciones reducen la conciliación manual, minimizan los errores y ayudan a garantizar el cumplimiento relativo a las compras en todos los procesos de adquisición. Mantener el alineamiento de datos en todos los sistemas permite a tu equipo enfocarse en las tareas de mayor valor.

Autorizaciones automatizadas y administración de pedidos

Al dirigir tus compras de Amazon Business por tus sistemas mediante integraciones inteligentes, podrás ayudar a los compradores a seguir las políticas de compras. Amazon Business también ofrece políticas de compra y procesos de autorización personalizables que te ayudan a mantener el control mientras se eliminan dificultades de compras. El enrutamiento multiusuario automáticamente dirige las requisiciones de compras a los autorizadores correspondientes según criterios como límites de gastos, departamento, centro de costos o categoría de productos.

Guided Buying ayuda a dirigir a los compradores hacia proveedores preferidos, productos preautorizados o precios contractuales, lo que ayuda a aumentar el cumplimiento relativo a compras, incluso antes de realizar un pedido. Estas herramientas en conjunto ayudan a tu equipo a optimizar las autorizaciones, reducir la supervisión manual y mantener el control de los gastos.

Despacho y reabastecimiento automatizados

Amazon Business ayuda a automatizar tareas rutinarias de compras para mejorar la eficiencia y mantener la continuidad. Puedes programar entregas recurrentes para productos comprados con frecuencia, lo que garantiza que haya consumibles esenciales en existencias sin trabajo manual.

Consolidar los pedidos reduce los envíos, los desechos de empaquetado y el seguimiento administrativo. Asimismo, con las compras por mayor, se optimizan las compras en cantidades, se garantizan descuentos por volumen y se estandariza el abastecimiento. Al automatizar estos procesos de adquisición, Amazon Business ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo, minimizar los errores y contribuir a la administración de una cadena de suministro más amplia.

Crear una cadena de suministro más resiliente

Establecer operaciones de cadena de suministro resilientes es más que una ventaja en términos de ahorro; es esencial para recorrer el imprevisible escenario empresarial actual. Debido a que los equipos de adquisición modernos tienen interrupciones que van desde demoras de proveedores hasta cambios normativos, resulta imprescindible tener sistemas fiables para administrar las compras, los datos y la sostenibilidad.

Amazon Business es una solución de compras de empresa inteligentes que te ayuda a conectar procesos de compras con información y analíticas en tiempo real. Sus características personalizables y automatizadas fortalecen el cumplimiento, optimizan el gasto y reducen el trabajo manual, por lo que tus equipos cuentan con las herramientas necesarias para mantener la continuidad y responder a los desafíos de forma efectiva. Comunícate con nosotros hoy mismo para descubrir cómo Amazon Business puede ayudarte a lograr las compras de empresa más inteligentes.