Automatización de la cadena de suministro: la guía completa para equipos de adquisición

Si bien la automatización formó parte de la adquisición durante años, los primeros esfuerzos se enfocaron principalmente en la logística y la aceleración de los procesos. Hoy en día, la automatización abarca todo el ciclo de vida de la adquisición, desde las compras y autorizaciones, hasta la analítica de gastos, la evaluación de proveedores y el abastecimiento responsable. El 53 % de los líderes de la cadena de suministro consideran que la transformación digital será su ventaja competitiva más importante en los próximos años, por lo que es hora de transformar tu enfoque de automatización.

La automatización de la cadena de suministro moderna puede reducir las tareas manuales en los procesos de adquisición, aumentar la visibilidad de todos los proveedores y otorgar mayor control de los gastos. En conjunto, estas capacidades pueden ayudar a reposicionar la adquisición como una función táctica que aumenta la agilidad organizacional y promueve el crecimiento.

Para aprovechar los beneficios, necesitas integrar los sistemas de forma fiable, obtener datos precisos y comprender con claridad las tecnologías emergentes. Sigue leyendo para descubrir las principales técnicas para implementar la automatización de la cadena de suministro en tu organización.

¿Qué es la automatización de la cadena de suministro?

La automatización de la cadena de suministro se refiere al uso de herramientas digitales para automatizar tareas manuales y repetitivas en las áreas de abastecimiento, compras, administración de inventarios y logística. En lugar de ocupar tiempo en el procesamiento de transacciones, la automatización permite a los equipos enfocarse en actividades estratégicas, como evaluar proveedores, minimizar riesgos y administrar costos.

Los sistemas de automatización pueden contribuir a estos esfuerzos con la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML), la automatización de procesos robóticos (RPA) y la analítica avanzada de datos para optimizar tareas de rutina. Cuando se alinean con los sistemas de adquisiciones y la estrategia de optimización de la cadena de suministro, estas nuevas tecnologías ofrecen visibilidad en directo, datos precisos y mayor control del cumplimiento de gastos y compras. Como resultado, hay menos intervención humana, mayor eficiencia operativa y una base más estable para la escalabilidad organizacional.

Oportunidades clave de automatización de procesos de adquisición

Para aprovechar al máximo el valor de la automatización de la adquisición, los equipos deben saber qué partes del proceso hay que priorizar. Entre las oportunidades más favorables, se incluyen las siguientes:

• Procesos de requisición y autorización de compras: El software de automatización puede crear, enviar y dirigir requisiciones de autorización, por lo que los tiempos del ciclo son más breves y hay más transparencia.
• Administración de proveedores: La automatización ayuda a verificar la información de los proveedores, administrar documentación de cumplimiento y hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), que, en conjunto, construyen una base de proveedores más fiable. 
• Administración de pedidos: Al integrar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas automatizadas pueden administrar el procesamiento de pedidos según las señales de la demanda, lo que minimiza la necesidad de ingresar datos de forma manual y mejora la precisión al despachar pedidos. 
• Reconciliación de facturas y pagos: Los sistemas automatizados pueden captar datos de facturas, emparejarlos con órdenes de compra (PO) y recibos de productos y, a continuación, enviarlos para su autorización a fin de minimizar errores, disminuir los costos operativos y optimizar los términos de pago.
• Informes y visibilidad de gastos: Los paneles y herramientas de analítica consolidan los datos de adquisición, lo que permite monitorear el gasto y ayudar a identificar oportunidades de ahorros.

Por qué importa la automatización para tener agilidad y resiliencia

Entre las constantes interrupciones de la cadena de suministro, los mandatos relativos al cumplimiento y las presiones por reducir costos, más que nunca es importante recurrir a las herramientas digitales para mantener la agilidad y resiliencia. La adquisición sigue el ritmo con la automatización gracias a:
 

• Agilidad aumentada: Automatizar las tareas de rutina permite a los equipos responder con más rapidez ante los cambios del mercado, problemas con proveedores o fluctuaciones de la demanda. Al tener capacidad de respuesta veloz, la adquisición se puede adaptar a nuevos desafíos y capitalizar las oportunidades emergentes.
• Mayor resiliencia en la cadena de suministro: Los sistemas automatizados continuamente monitorean factores externos, entre ellos, acontecimientos geopolíticos, interrupciones de carácter meteorológico y el estado de los proveedores para identificar riesgos de antemano. Esta información ayuda a tomar mejores decisiones para diversificar los proveedores, dejar de depender de pocas fuentes y minimizar los cuello de botella manuales.
   

Para los profesionales de la cadena de suministro, la automatización no es solo eficiencia. Se trata de una ventaja estratégica que ayuda a mantener la estabilidad, controlar costos y transitar la incertidumbre mundial sin afectar el rendimiento. 

Principales beneficios por automatizar la cadena de suministro

Los beneficios de automatizar la cadena de suministro son tanto operativos como estratégicos. Una estrategia de automatización impulsada por datos ayuda a reducir la falta de eficiencia operativa, aumenta el cumplimiento relativo a las compras y garantiza una mayor visibilidad de las actividades de la cadena de suministro. Gracias a estas ventajas, se pueden tomar mejores decisiones en toda la organización. 

Procesos de compras y autorización más rápidos

Los procesos tradicionales de compras y autorización suelen ser engorrosos por la entrada manual de datos y cadenas de autorización con numerosos cuellos de botella. La automatización puede acelerar estos procesos de la siguiente manera:
 

• Menores tiempos de ciclos: Al automatizar las requisiciones con procesos de autorización digitales, ya no es necesario gestionar documentos y enviarlos de forma manual. Los compradores pueden enviar solicitudes digitales y el sistema notificará automáticamente a los autorizadores correspondientes. De esa forma, se ahorra tiempo y se aumenta la precisión.
• Integración del cumplimiento y la auditabilidad: Con los procesos automatizados, se pueden integrar políticas de compra y requisitos normativos directamente en los procesos de negocio. El sistema registra cada acción, autorización y cambio, lo que genera un registro de auditoría fiable que simplifica las revisiones internas y externas.

La automatización ayuda a acelerar el proceso de compras y autorización y, al mismo tiempo, mejora la fiabilidad y visibilidad de cada paso. 

Mayor coordinación y cumplimiento de proveedores

La administración de proveedores cumple un rol fundamental a la hora de mantener una cadena de suministro saludable. La automatización contribuye a la coordinación y el cumplimiento mediante lo siguiente:

• Información de proveedores centralizada: Los sistemas automatizados consolidan los datos de proveedores en una sola plataforma. Como resultado, hay menos datos aislados y se proporciona a las partes interesadas correspondientes acceso a información precisa y actualizada.
• Incorporación y calificación automatizadas: Las herramientas de automatización optimizan la demandante incorporación de proveedores al permitir a los proveedores enviar documentación a través de portales en línea. El sistema la valida según criterios predefinidos, lo que ayuda a respetar estándares de compras responsables y minimiza los errores humanos.
• Mejor administración de contratos: La automatización puede ayudar a administrar ciclos de vida contractuales al hacer un seguimiento de las principales fechas y enviar recordatorios para renovaciones. Algunas herramientas con IA incluso afirman analizar cláusulas y obligaciones para identificar posibles riesgos.
   

Al tener más visibilidad del rendimiento y el cumplimiento de proveedores, sus equipos pueden mantener relaciones con proveedores más estrechas y transparentes.

Mejor administración del gasto e inventario

Administrar el gasto e inventario puede ser complejo y conllevar errores, lo que genera riesgos de gastos excesivos y desabastecimiento. Gracias a la automatización, hay un mayor control financiero y precisión de inventario mediante lo siguiente:

• Visibilidad de gastos en tiempo real: Las soluciones automatizadas de analítica de gastos agregan datos de compras provenientes de toda la organización. Estas clasifican los gastos, detectan patrones de gastos y ofrecen paneles para monitorear hacia dónde se dirige el dinero.
• Niveles de inventario optimizados: Los sistemas automatizados de administración de inventario pueden ayudar a anticipar la demanda usando datos de ventas históricas y tasas de consumo en tiempo real para activar el reabastecimiento recurrente, minimizar el desabastecimiento y reducir el sobrante de inventario.
   

Esta información puede ayudar a detectar patrones de gastos, optimizar niveles de inventario y consolidar compras con proveedores preferidos, lo que mejora la administración de costos y un mayor poder de negociación.

Cómo automatizar los procesos de la cadena de suministro

Para implementar correctamente la automatización de la cadena de suministro, hace falta unificar las necesidades operativas inmediatas con los objetivos a largo plazo. Puedes adoptar el siguiente marco detallado para guiar una estrategia.

Paso 1: Identificar las áreas de gran impacto por automatizar

Empieza por precisar los procesos de la cadena de suministro que se beneficiarán más con la automatización. Por lo general, se trata de procesos manuales, repetitivos y de gran volumen, como las autorizaciones de órdenes de compra, la unificación de proveedores y los informes.

Considera las siguientes acciones al evaluar posibles oportunidades de automatización:

• Evaluar cuellos de botella y tareas repetitivas: Identifica áreas en las que el trabajo manual obstaculiza las operaciones, provoca demoras y genera errores. Estas son las principales candidatas para la automatización.
• Cuantificar posibles ventajas: Considera las métricas, como tiempo de procesamiento, índices de error, adherencia de cumplimiento y gastos no convencionales. Al cuantificar las posibles mejoras, se puede demostrar el retorno de inversión (ROI) y garantizar el apoyo de los líderes.
• Considerar el alineamiento de estrategias: Usa la automatización para lograr los objetivos de la organización, como la reducción de costos, la transformación digital o la resiliencia de la cadena de suministro. El alineamiento promueve la adopción y facilita la implementación.
   

Paso 2: Integrar la automatización con herramientas y sistemas de adquisición

La automatización funciona mejor cuando se conecta con tus plataformas actuales de ERP, adquisición y analítica de gastos para permitir el flujo de datos en tiempo real. 

En el momento de crear una cadena de suministro automatizada, procura lo siguiente:

• Elegir tecnologías de automatización compatibles: Asegúrate de que tu solución de automatización se integre con tus sistemas actuales y recurra a plataformas de procesos inteligentes con IA, ML o RPA.
• Establecer el flujo y la gobernanza de datos: Define vías claras para que los datos recorran sistemas automatizados y actuales e implementa políticas para administrar la calidad, el acceso y el cumplimiento.
• Lanzar proyectos piloto de integración: Prueba la automatización en un entorno controlado antes de implementarla a escala para identificar problemas sin interrumpir las operaciones críticas.
   

Con el fin de apoyar las integraciones para tener transparencia operativa, Satya Mishra, director de Administración de Productos en Amazon Business, comenta: “Las integraciones pueden ser el tema que reúna a tus colegas en diálogo sobre quién se ocupa de la actividad de gastos más allá de los presupuestos para alcanzar los objetivos de la empresa”.

Paso 3: Desarrollar habilidades del equipo para la adopción digital

La automatización solo tendrá éxito si los empleados adoptan nuevas formas de trabajar. Coloca la tecnología como una herramienta que ayuda a los equipos a centrarse en el trabajo de mayor valor, en vez de reemplazarlos.

Para ayudar a fomentar la adopción de los equipos, realiza lo siguiente:

• Brindar capacitación integral: Proporciona capacitación práctica según cada rol, que abarque cómo usar nuevos sistemas automatizados y la evolución de sus roles. 
• Obtener comentarios y crear nuevas versiones: Reúne comentarios de usuarios para ver qué está funcionando y qué hay que mejorar. Con este enfoque iterativo, se promueve un sentimiento de inclusión y se garantiza que el sistema satisfaga las necesidades de los usuarios.
• Redefinir roles y responsabilidades: Deja que los roles de los empleados evolucionen para cubrir tareas de mayor impacto, como el abastecimiento estratégico, la administración de relaciones con proveedores, la evaluación de riesgos y la innovación.
   

La forma más efectiva de diseñar una estrategia de automatización sostenible y efectiva es empezar de a poco, aprender con cada implementación y expandirse paulatinamente.

Cómo Amazon Business ayuda con la automatización 

Amazon Business ofrece un conjunto de características integrales para ayudarte a optimizar los procesos de adquisición, lo que, a su vez, contribuye a las iniciativas más amplias en cuanto a la cadena de suministro. Mira más detalles sobre cómo funciona la solución de compras inteligente en la práctica.

Integración con más de 300 sistemas de adquisición y ERP

Para una correcta automatización, se requiere integración, y Amazon Business se ocupa de tu equipo. Con más de 300 integraciones de sistemas, incluidas Coupa, SAP Ariba y Oracle, Amazon Business puede ayudar a tu equipo a simplificar los procesos de compras y, a la vez, ofrece más transparencia de las transacciones, los datos entre equipos y más informes precisos. 

Estas integraciones reducen la conciliación manual, minimizan los errores y ayudan a garantizar el cumplimiento relativo a las compras en todos los procesos de adquisición. Mantener el alineamiento de datos en todos los sistemas permite a tu equipo enfocarse en las tareas de mayor valor.

Autorizaciones automatizadas y administración de pedidos

Al dirigir tus compras de Amazon Business por tus sistemas mediante integraciones inteligentes, podrás ayudar a los compradores a seguir las políticas de compras. Amazon Business también ofrece políticas de compra y procesos de autorización personalizables que te ayudan a mantener el control mientras se eliminan dificultades de compras. El enrutamiento multiusuario automáticamente dirige las requisiciones de compras a los autorizadores correspondientes según criterios como límites de gastos, departamento, centro de costos o categoría de productos.

Guided Buying ayuda a dirigir a los compradores hacia proveedores preferidos, productos preautorizados o precios contractuales, lo que ayuda a aumentar el cumplimiento relativo a compras, incluso antes de realizar un pedido. Estas herramientas en conjunto ayudan a tu equipo a optimizar las autorizaciones, reducir la supervisión manual y mantener el control de los gastos.

Despacho y reabastecimiento automatizados

Amazon Business ayuda a automatizar tareas rutinarias de compras para mejorar la eficiencia y mantener la continuidad. Puedes programar entregas recurrentes para productos comprados con frecuencia, lo que garantiza que haya consumibles esenciales en existencias sin trabajo manual.

Consolidar los pedidos reduce los envíos, los desechos de empaquetado y el seguimiento administrativo. Asimismo, con las compras por mayor, se optimizan las compras en cantidades, se garantizan descuentos por volumen y se estandariza el abastecimiento. Al automatizar estos procesos de adquisición, Amazon Business ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo, minimizar los errores y contribuir a la administración de una cadena de suministro más amplia.

Crear una cadena de suministro más resiliente

Establecer operaciones de cadena de suministro resilientes es más que una ventaja en términos de ahorro; es esencial para recorrer el imprevisible escenario empresarial actual. Debido a que los equipos de adquisición modernos tienen interrupciones que van desde demoras de proveedores hasta cambios normativos, resulta imprescindible tener sistemas fiables para administrar las compras, los datos y la sostenibilidad.

Amazon Business es una solución de compras de empresa inteligentes que te ayuda a conectar procesos de compras con información y analíticas en tiempo real. Sus características personalizables y automatizadas fortalecen el cumplimiento, optimizan el gasto y reducen el trabajo manual, por lo que tus equipos cuentan con las herramientas necesarias para mantener la continuidad y responder a los desafíos de forma efectiva. Comunícate con nosotros hoy mismo para descubrir cómo Amazon Business puede ayudarte a lograr las compras de empresa más inteligentes.

Si bien la automatización formó parte de la adquisición durante años, los primeros esfuerzos se enfocaron principalmente en la logística y la aceleración de los procesos. Hoy en día, la automatización abarca todo el ciclo de vida de la adquisición, desde las compras y autorizaciones, hasta la analítica de gastos, la evaluación de proveedores y el abastecimiento responsable.

Las interrupciones en la cadena de suministro afectaron a casi el 80 % de las organizaciones en los últimos 12 meses, según Deloitte. Para los equipos de adquisiciones, la exposición que generan esas interrupciones es real. Se manifiesta en pedidos retrasados, desfasajes presupuestarios y más, problemas que se acumulan antes de que alguien los detecte.

La automatización de la cadena de suministro es la forma en que los equipos de adquisiciones reducen esa exposición. Mejores datos y menos puntos de falla manuales permiten que tu equipo pueda responder a las interrupciones de forma proactiva, lo que les da más tiempo para centrarse en las decisiones estratégicas que realmente impulsan el negocio.

¿Qué es la automatización de la cadena de suministro?

La automatización de la cadena de suministro utiliza tecnología, incluida la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático, la automatización robótica de procesos (RPA), los sensores del Internet de las cosas (IoT) y la analítica de datos, para ayudar a optimizar los procesos manuales en las áreas de adquisiciones, inventario, logística y administración de proveedores.

En lugar de excluir a las personas del proceso, la mayor parte de la automatización está diseñada para mantener la participación humana: la tecnología puede manejar tareas repetitivas de alto volumen y señalar excepciones o decisiones que pueden requerir criterio, mientras que los equipos de adquisiciones revisan, autorizan e intervienen cuando su experiencia es más necesaria. Para muchas organizaciones, el objetivo es liberar a los equipos del trabajo rutinario para que puedan dedicar más tiempo a la estrategia, las relaciones con los proveedores y las decisiones de mayor valor.

Cuatro tecnologías principales impulsan la mayoría de las implementaciones:

• La IA y el aprendizaje automático analizan los patrones de compra, pronostican la demanda y presentan recomendaciones. Permiten que la automatización vaya más allá del seguimiento de reglas para aprender de los datos a lo largo del tiempo, lo que significa que el sistema mejora en la identificación de excepciones y en la calidad de las decisiones a medida que acumula más historial.

• La automatización robótica de procesos (RPA) se encarga de tareas repetitivas basadas en reglas, como la creación de órdenes de compra, la conciliación de facturas y la entrada de datos. Es rápida, consistente y reduce el tipo de errores que provienen del procesamiento manual.

• Los sensores de IoT rastrean los niveles de inventario, la ubicación y el estado en tiempo real. Esos datos se incorporan directamente a la previsión de la demanda y a las alarmas de reabastecimiento para que los equipos no tengan que buscar información después.

• Las herramientas de analítica de datos consolidan los datos de adquisiciones de toda la organización y los presentan en tableros, lo que brinda a los equipos visibilidad del gasto y la capacidad de detectar patrones que una revisión mensual pasaría por alto.

Cuando se alinean con la estrategia de optimización de la cadena de suministro, estas tecnologías ofrecen visibilidad en tiempo real y mayor control del cumplimiento de gastos y compras.

Oportunidades clave de automatización de procesos de adquisición

Las oportunidades de automatización existen a lo largo de todo el ciclo de vida de las adquisiciones, desde el abastecimiento y los pedidos hasta la administración de proveedores, el control de inventario y los informes de gastos. Para aprovechar al máximo el valor de la automatización de adquisiciones, los equipos tienen que saber qué partes del proceso hay que priorizar. Entre las más relevantes, se incluyen las siguientes:

• Procesos de requisición y autorización de compras: El software de automatización puede crear, enviar y dirigir requisiciones de autorización, por lo que los tiempos del ciclo son más breves y hay más transparencia.

• Gestión de proveedores: La automatización ayuda a verificar la información de los proveedores, administrar la documentación de cumplimiento y hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), que, en conjunto, construyen una base de proveedores más fiable.

• Administración de pedidos: Al integrar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), las herramientas automatizadas pueden administrar el procesamiento de pedidos según las señales de la demanda, lo que minimiza la necesidad de ingresar datos de forma manual y mejora la precisión al despachar pedidos.

• Conciliación de facturas y pagos: Los sistemas automatizados pueden captar datos de facturas, emparejarlos con órdenes de compra y recibos de productos y, a continuación, enviarlos para su autorización a fin de minimizar errores, disminuir los costos operativos y optimizar los términos de pago.

• Informes y visibilidad de gastos: Los tableros y las herramientas de analítica consolidan los datos de adquisición, lo que permite monitorear el gasto y ayudar a identificar oportunidades de ahorros.

Por qué importa la automatización para tener agilidad y resiliencia

Solo alrededor de una cuarta parte de los profesionales de la cadena de suministro creen que sus empresas han completado la transformación digital, según APQC. Esa brecha es costosa. Los equipos que aún ejecutan procesos manuales responden más lentamente a las interrupciones, están más expuestos al riesgo de cumplimiento y están menos preparados para actuar sobre los datos de gastos que ya tienen.

La automatización ayuda a la adquisición con lo siguiente:

• Mejorar la agilidad: Automatizar las tareas de rutina permite a los equipos responder con más rapidez ante los cambios del mercado, problemas con proveedores o fluctuaciones de la demanda. Al tener una capacidad de respuesta veloz, la adquisición se puede adaptar a nuevos desafíos y capitalizar las oportunidades emergentes.

• Mejorar la resiliencia de la cadena de suministro: Los sistemas automatizados continuamente monitorean factores externos, entre ellos, acontecimientos geopolíticos, interrupciones de carácter meteorológico y el estado de los proveedores para identificar riesgos de antemano. Esta información ayuda a tomar mejores decisiones para diversificar los proveedores, dejar de depender de pocas fuentes y minimizar los cuello de botella manuales.

La automatización es una ventaja estratégica para los equipos de adquisición, que ayuda a mantener la estabilidad, controlar costos y transitar la incertidumbre mundial sin afectar el rendimiento.

Casos de uso de automatización de la cadena de suministro

La automatización de la cadena de suministro se aplica en cuatro áreas de proceso principales: adquisiciones y pedidos, administración de proveedores, planeación de la demanda y del inventario, e informes de gastos.

Automatización de adquisiciones y de la administración de pedidos

Las adquisiciones automatizadas se centran en las tareas que consumen más tiempo manual: crear órdenes de compra, trazar procesos de autorizaciones, realizar pedidos y conciliar facturas. Cuando estos procesos se ejecutan de forma automatizada, los equipos pueden ver ciclos más cortos, menos errores y menores costos de procesamiento.

Un equipo de adquisiciones con una administración automatizada de pedidos no espera a que alguien registre manualmente una solicitud, busque a un autorizador o concilie una factura con un recibo de mercancías. El sistema la administra, la ubica en el proceso y señala las excepciones.

Automatización de la administración de proveedores

La administración de proveedores implica mucha carga administrativa repetitiva: incorporación de nuevos proveedores, seguimiento de fechas de renovación de contratos, monitoreo de métricas de rendimiento y documentación de cumplimiento. La automatización libera al equipo de esa carga administrativa.

Con la administración de proveedores automatizada, las renovaciones de contratos generan alertas antes de que venzan los plazos, los datos de rendimiento de los proveedores se rastrean de forma continua en lugar de en revisiones trimestrales y la documentación de incorporación se encauza a través de un proceso definido.

Para los líderes de adquisiciones que administran decenas o cientos de relaciones con proveedores, eso representa una reducción real del riesgo. Explora cómo la automatización se conecta con tu enfoque general de abastecimiento estratégico.

Automatización del inventario y planeación de la demanda

Los equipos de adquisiciones que automatizan la administración de inventario y la planeación de la demanda pueden reducir los casos de desabastecimiento y excedentes de inventario al mismo tiempo. La previsión automatizada de la demanda analiza el consumo histórico, los patrones de temporadas y los datos de uso en tiempo real para calcular los puntos de reabastecimiento. Cuando el inventario alcanza un umbral definido, el sistema activa una alerta o realiza el pedido automáticamente.

Esa capacidad de respuesta es lo que diferencia a los equipos con una administración por excepción de los equipos que pasan sus semanas persiguiendo y reaccionando ante los problemas de inventario.

Automatización de informes y visibilidad de gastos

Sin informes automatizados, los equipos toman decisiones de adquisición basándose en datos desactualizados. La automatización de la visibilidad del gasto cierra esa brecha en tiempo real: la categorización automatizada del gasto, las alertas de variación presupuestaria y los tableros en tiempo real muestran hacia dónde va el dinero, qué categorías están superando el presupuesto y dónde se está consolidando el gasto con los proveedores.

La analítica de gastos, como la disponible en tu tablero de Amazon Business, incorporan esa visibilidad directamente al proceso de adquisiciones. Los equipos pueden actuar de inmediato sobre lo que ven en lugar de esperar un informe de fin de mes que confirme lo que ya sospechaban.

Principales beneficios por automatizar la cadena de suministro

Los beneficios de automatizar la cadena de suministro son tanto operativos como estratégicos. Una estrategia de automatización impulsada por datos ayuda a reducir la falta de eficiencia operativa, aumenta el cumplimiento relativo a las compras y garantiza una mayor visibilidad de las actividades de la cadena de suministro. Gracias a estas ventajas, se pueden tomar mejores decisiones en toda la organización.

Procesos de compras y autorización más rápidos

Los procesos tradicionales de compras y autorización suelen ser engorrosos por la entrada manual de datos y cadenas de autorización con numerosos cuellos de botella. La automatización puede acelerar estos procesos de la siguiente manera:

• Menores tiempos de ciclos: Al automatizar las requisiciones con flujos de trabajo de autorización digitales, ya no es necesario gestionar documentos y enviarlos de forma manual. Los compradores pueden enviar solicitudes digitales y el sistema notificará automáticamente a los autorizadores correspondientes. De esa forma, se ahorra tiempo y se aumenta la precisión.

• Integración del cumplimiento y la auditabilidad: Con los procesos automatizados, se pueden integrar políticas de compra y requisitos normativos directamente en los procesos de negocio. El sistema registra cada acción, autorización y cambio, lo que genera un registro de auditoría fiable que simplifica las revisiones internas y externas.

La automatización ayuda a acelerar el proceso de compras y autorización y, al mismo tiempo, mejora la fiabilidad y visibilidad de cada paso.

Mayor coordinación y cumplimiento de los proveedores

La administración de proveedores cumple un rol fundamental a la hora de mantener una cadena de suministro saludable. La automatización contribuye a la coordinación y el cumplimiento mediante lo siguiente:

• Información de proveedores centralizada: Los sistemas automatizados consolidan los datos de proveedores en una sola plataforma. Como resultado, hay menos datos aislados y se proporciona a las partes interesadas correspondientes acceso a información precisa y actualizada.

• Incorporación y calificación automatizadas: Las herramientas de automatización optimizan la demandante incorporación de proveedores al permitir a los proveedores enviar documentación a través de portales en línea. El sistema la valida según criterios predefinidos, lo que ayuda a respetar estándares de compras responsables y minimiza los errores humanos.

• Mejor administración de contratos: La automatización puede ayudar a administrar ciclos de vida contractuales al hacer un seguimiento de las principales fechas y enviar recordatorios para renovaciones. Algunas herramientas con IA incluso afirman analizar cláusulas y obligaciones para identificar posibles riesgos.

Al tener más visibilidad del rendimiento y el cumplimiento de los proveedores, sus equipos pueden mantener relaciones con los proveedores más estrechas y transparentes.

Mejor administración del gasto e inventario

Administrar el gasto e inventario puede ser complejo y conllevar errores, lo que genera riesgos de gastos excesivos y desabastecimiento. Gracias a la automatización, hay un mayor control financiero y precisión de inventario mediante lo siguiente:

• Visibilidad de gastos en tiempo real: Las soluciones automatizadas de analítica de gastos agregan datos de compras provenientes de toda la organización. Estas clasifican los gastos, detectan patrones de gastos y ofrecen tableros para monitorear hacia dónde se dirige el dinero.

• Niveles de inventario optimizados: Los sistemas automatizados de administración de inventario pueden ayudar a anticipar la demanda usando datos de ventas históricas y tasas de consumo en tiempo real para activar el reabastecimiento recurrente, minimizar el desabastecimiento y reducir el excedente de inventario.

Esta información puede ayudar a detectar patrones de gastos, optimizar niveles de inventario y consolidar compras con proveedores preferidos, lo que mejora la administración de costos y permite un mayor poder de negociación.

Cómo automatizar los procesos de la cadena de suministro

La automatización funciona mejor cuando los equipos adoptan un enfoque por fases, comenzando con procesos de alto impacto y baja complejidad antes de expandirse a otros procesos más complejos. Para los equipos que piensan en la adquisición ágil de manera más amplia, este marco de cinco pasos encaja de forma natural en una estrategia iterativa.

Paso 1: Identificar las áreas de gran impacto por automatizar

Empieza por precisar los procesos de la cadena de suministro que se beneficiarán más con la automatización. Por lo general, se trata de procesos manuales, repetitivos y de gran volumen, como las autorizaciones de órdenes de compra, la unificación de proveedores y los informes.

Considera las siguientes acciones al evaluar posibles oportunidades de automatización:

• Evaluar cuellos de botella y tareas repetitivas: Identifica áreas en las que el trabajo manual obstaculiza las operaciones, provoca demoras y genera errores. Estas son las principales candidatas para la automatización.

• Cuantificar posibles ventajas: Considera las métricas, como tiempo de procesamiento, índices de error, adherencia de cumplimiento y gastos no convencionales. Al cuantificar las posibles mejoras, se puede demostrar el retorno de inversión y garantizar el apoyo de los líderes.

• Considerar el alineamiento de las estrategias: Usa la automatización para lograr los objetivos de la organización, como la reducción de costos, la transformación digital o la resiliencia de la cadena de suministro. El alineamiento promueve la adopción y facilita la implementación.

Paso 2: Evaluar y seleccionar herramientas de automatización

Antes de implementar algo, elige herramientas que funcionen dentro de tu entorno existente. Una herramienta sin una integración fluida con tu entorno tecnológico actual añade complejidad en lugar de reducirla. Evalúa las opciones según cuatro criterios:

• Compatibilidad de la integración: ¿La herramienta se conecta de forma nativa con tu ERP, tu sistema de adquisición electrónica y tus fuentes de datos existentes? Si la integración requiere una personalización exhaustiva, el costo puede superar las ganancias en eficiencia.

• Facilidad de adopción: Las herramientas que requieren cambios significativos en el comportamiento de compra existente se adoptan más lento. Busca soluciones que se adapten a los procesos que tu equipo ya utiliza.

• Capacidad de crecimiento: Considera si la herramienta puede manejar tu volumen de transacciones actual y crecer con tu organización. Una solución que funciona con 50 órdenes de compra por mes puede rendir de manera diferente con 5000.

• Detalles de los informes: La automatización que no produce datos de gasto procesables limita tu capacidad para medir el retorno de la inversión. Busca informes integrados que muestren visibilidad antes y después de los procesos que estás automatizando.

Paso 3: Integrar la automatización con herramientas y sistemas de adquisición

La automatización funciona mejor cuando se conecta con tus sistemas actuales de ERP, adquisición y analítica de gastos para permitir el flujo de datos en tiempo real. La automatización de adquisiciones que no se conecta con el conjunto más amplio de finanzas y operaciones crea silos de datos en lugar de eliminarlos.

Como parte de la creación de una cadena de suministro automatizada, procura lo siguiente:

• Elegir tecnologías de automatización compatibles: Asegúrate de que tu solución de automatización se integre con tus sistemas actuales y use IA, AA, RPA o herramientas de procesos inteligentes.

• Establecer el flujo y la gobernanza de los datos: Define vías claras para que los datos recorran sistemas automatizados y actuales e implementa políticas para administrar la calidad, el acceso y el cumplimiento.

• Lanzar proyectos piloto de integración: Prueba la automatización en un entorno controlado antes de implementarla a escala para identificar problemas sin interrumpir las operaciones críticas.

Paso 4: Realiza una prueba piloto y mide los resultados

Antes de expandir la automatización a toda tu función de adquisiciones, lleva a cabo una prueba piloto en un área de procesos de alto volumen y baja complejidad. Define dos KPI antes de lanzarla; considera los siguientes puntos de partida:

• Tiempo del ciclo del pedido

• Tasa de autorización

Ejecuta el piloto durante 60 a 90 días, luego revisa los datos con respecto a tus valores de referencia antes de ampliar el alcance.

Una prueba piloto acotada con métricas claras del antes y el después es un camino más rápido para lograr la autorización del presupuesto interno que una propuesta de transformación de amplio alcance. También permite identificar problemas de integración y brechas en los procesos antes de que afecten a toda la operación de adquisiciones.

Paso 5: Desarrollar habilidades del equipo para la adopción digital

En la encuesta directamente comparable más reciente de McKinsey, se halló que solo el 10 % de las empresas contaba con suficiente talento digital interno en la cadena de suministro en 2022, un aumento modesto respecto al 8 % de 2020.

Más recientemente, según la encuesta de McKinsey de 2024 realizada a más de 260 transportistas y proveedores logísticos, la escasez de competencias y los desafíos de gestión del cambio siguen siendo algunos de los obstáculos más comunes en los proyectos digitales de cadena de suministro. Cerrar esta brecha de forma anticipada es esencial para convertir la inversión en automatización en valor operativo sostenido.

Para apoyar la adopción en tus equipos:

• Proporciona capacitación específica para cada rol: Ofrece capacitación práctica que cubra cómo funcionan los nuevos sistemas automatizados y cómo evolucionarán los roles de los miembros del equipo, no solo cómo navegar por las nuevas herramientas.

• Obtén comentarios y crea nuevas versiones: Recopila comentarios de los usuarios en los primeros 90 días. Detectar los puntos de fricción a tiempo fomenta el sentido de pertenencia entre las personas que utilizan los sistemas a diario.

• Redefine los roles hacia un trabajo de mayor valor: Deja que los roles de los empleados evolucionen hacia el abastecimiento estratégico, la administración de relaciones con los proveedores, la evaluación de riesgos y el manejo de excepciones. La automatización se encarga de las tareas repetitivas. Las personas se ocupan de las decisiones que requieren criterio.

La forma más efectiva de diseñar una estrategia de automatización sustentable es empezar de a poco, aprender con cada implementación y expandirse paulatinamente.

Desafíos para la automatización de la cadena de suministro

La implementación de la automatización de la cadena de suministro tiene más éxito cuando los equipos anticipan y planifican cuatro barreras comunes: complejidad de la integración, calidad de los datos, gestión del cambio y cronograma de costos.

Complejidad de la integración y sistemas heredados

La mayoría de los equipos de adquisiciones operan con una combinación de sistemas ERP, hojas de cálculo y soluciones puntuales. Agregar herramientas de automatización sin conectividad clara en ese entorno aumenta la fragmentación en lugar de reducirla.

Prioriza herramientas con conectores nativos a tu ERP existente y comienza con un único punto de integración antes de ampliar el alcance. Realizar una auditoría de la integración de sistemas antes de seleccionar herramientas te indica exactamente con qué estás trabajando y dónde se encuentran los puntos de conexión.

Calidad de los datos y preparación del sistema

La automatización potencia la calidad de los datos, cualquiera que sea esta. Los datos claros producen resultados claros. Los datos deficientes producen errores a escala y esos errores se propagan más rápido de lo que cualquier proceso manual podría detectarlos.

Antes de implementar la automatización, audita los datos maestros de los proveedores, las plantillas de las órdenes de compra y las jerarquías de autorización para verificar su exactitud y completitud. Si tu base de datos no es sólida, la automatización hace que los problemas sean visibles de inmediato en lugar de hacerlo gradualmente.

Gestión del cambio y adopción por parte del equipo

Según la encuesta de McKinsey, el 90 % de los líderes de la cadena de suministro afirman que sus empresas carecen de suficiente talento digital, lo cual es más que una brecha de habilidades. La verdadera barrera es la resistencia organizacional a cambiar los procesos establecidos. Las personas están acostumbradas a hacer las cosas de cierta manera y la automatización les pide que cambien antes de haber visto pruebas de que es mejor.

Combina la implementación con capacitación, comunicación clara sobre cómo los nuevos procesos afectan las tareas diarias y un patrocinio visible del liderazgo. Para las organizaciones que reciben una presión presupuestaria más amplia durante la transformación, comprender la resiliencia de la cadena de suministro durante las recesiones económicas puede ayudar a construir el argumento interno para la inversión.

Costos y cronograma de retorno de la inversión

La automatización de adquisiciones implica costos iniciales de integración, licencias y tiempo de capacitación antes de que se materialice el retorno de la inversión. Esa estructura de costos iniciales puede ralentizar los ciclos de autorización en organizaciones con presupuesto limitado.

Argumenta a favor del retorno de la inversión usando uno o dos procesos de alto volumen y medibles en los que ya existan datos de referencia. El tiempo del ciclo de autorización de órdenes de compra y la tasa de excepciones en facturas son opciones sólidas porque la comparación del antes y el después es clara. Una prueba piloto limitada con métricas definidas obtiene la autorización presupuestaria más rápido que una propuesta de transformación amplia que pide a las partes interesadas que acepten el valor sin pruebas.

El futuro de la automatización de la cadena de suministro

La próxima ola de automatización de la cadena de suministro está pasando de procesos basados en reglas a sistemas que aprenden, se adaptan y toman decisiones sin intervención humana. Según Accenture, la IA generativa puede transformar el 43 % del total de horas de trabajo en los roles de la cadena de suministro. Los equipos de adquisiciones que invierten ahora en la próxima generación de automatización estarán mejor posicionados para absorber ese cambio en lugar de reaccionar a él.

IA agéntica y toma de decisiones autónoma

La IA en la cadena de suministro puede ir más allá del reconocimiento de patrones para tomar medidas con menos supervisión directa, como emitir órdenes de compra, redirigir envíos o ajustar puntos de reabastecimiento dentro de límites definidos.

En la práctica, muchos equipos mantienen a un humano en el proceso para las decisiones de mayor importancia, lo que permite que la tecnología tome decisiones rutinarias mientras las personas establecen los parámetros y revisan todo lo que queda fuera de su alcance. Los primeros usuarios suelen comenzar con decisiones de alta frecuencia y baja complejidad (reabastecimientos automáticos dentro de límites preautorizados, por ejemplo), lo que puede liberar a los equipos de adquisiciones para centrar más su atención en la estrategia de proveedores y la gestión de riesgos.

Gemelos digitales

Un gemelo digital es una réplica virtual de tu red de cadena de suministro. Los equipos los utilizan para simular escenarios de interrupción, probar alternativas de abastecimiento y modelar los niveles de inventario antes de realizar cambios en el mundo real.

Los gemelos digitales son particularmente útiles para la planificación de escenarios. Puedes modelar el impacto de que un proveedor deje de estar operativo antes de que suceda, probar rutas de abastecimiento alternativas en un entorno simulado y mostrar a las partes interesadas los efectos posteriores de diferentes decisiones sin comprometer recursos.

Orquestación de la cadena de suministro

La orquestación es la capa por encima de las herramientas de automatización individuales. Coordina datos y procesos entre ERP, sistemas de administración de almacenes (WMS), sistemas de administración de transporte (TMS) y sistemas de adquisiciones en tiempo real, lo que genera una vista operativa única en lugar de un conjunto de silos automatizados.

Para los equipos que ya han automatizado a nivel departamental, la orquestación es el siguiente paso lógico. Cierra la brecha de visibilidad que persiste cuando las áreas de adquisiciones, logística y finanzas se automatizan de forma independiente. Mira cómo esto se conecta con la construcción de una cadena de suministro preparada para el futuro para tu organización.

Cómo Amazon Business ayuda con la automatización

Amazon Business ofrece un conjunto de características integrales para ayudarte a optimizar los procesos de adquisición, lo que, a su vez, contribuye a las iniciativas más amplias en cuanto a la cadena de suministro. Mira más detalles sobre cómo funciona la solución de compras inteligente en la práctica.

Integración con más de 300 sistemas de adquisición y ERP

El éxito de la automatización depende de la integración, y Amazon Business se ocupa de tu equipo. Con más de 300 integraciones de sistemas, incluidas Coupa, SAP Ariba y Oracle, Amazon Business puede ayudar a tu equipo a simplificar los procesos de compras y, a la vez, ofrece más transparencia sobre las transacciones y los datos entre equipos, además de informes más precisos.

Estas integraciones ayudan a reducir la conciliación manual, minimizar los errores y garantizar el cumplimiento relativo a las compras en todos los procesos de adquisición. Mantener el alineamiento de datos en todos los sistemas permite a tu equipo enfocarse en las tareas de mayor valor.

Autorizaciones automatizadas y administración de pedidos

Al dirigir tus compras de Amazon Business por tus sistemas mediante integraciones inteligentes, podrás ayudar a los compradores a seguir las políticas de compras.

Amazon Business también ofrece políticas de compra y procesos de autorización personalizables que te ayudan a mantener el control mientras se eliminan los cuellos de botella en materia de compras. El enrutamiento multiusuario automáticamente dirige las requisiciones de compras a los autorizadores correspondientes según criterios como límites de gastos, departamento, centro de costos o categoría de productos.

Guided Buying dirige a los compradores hacia proveedores preferidos, productos preautorizados o precios contractuales, lo que ayuda a aumentar el cumplimiento relativo a las compras, incluso antes de realizar un pedido. Estas herramientas en conjunto ayudan a tu equipo a optimizar las autorizaciones, reducir la supervisión manual y mantener el control de los gastos.

Despacho y reabastecimiento automatizados

Amazon Business ayuda a automatizar tareas rutinarias de compras para mejorar la eficiencia y mantener la continuidad. Puedes programar entregas recurrentes para productos comprados con frecuencia, lo que garantiza que haya productos esenciales en existencias sin trabajo manual.

Consolidar los pedidos reduce los envíos, los desechos de empaquetado y el seguimiento administrativo. Asimismo, con las compras por mayor, se optimizan las compras en cantidades, se garantizan descuentos por volumen y se estandariza el abastecimiento. Al automatizar estos procesos de adquisición, Amazon Business ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo, minimizar los errores y contribuir a la administración de una cadena de suministro más amplia.

Visibilidad del gasto e informes

La Analítica de Amazon Business ofrece a los equipos de adquisiciones tableros en tiempo casi real, categorización del gasto por proveedor y categoría, seguimiento del cumplimiento y reportes personalizables integrados directamente en el proceso de compras.

Tu equipo puede ver qué se pidió, quién lo hizo, con qué presupuesto y si se alineó con la política de compras, sin necesidad de exportar datos a un sistema separado. Para los equipos que trabajan con el objetivo de optimizar las compras en toda la organización, esos informes integrados eliminan un paso manual de cada ciclo de adquisiciones.

Comienza a automatizar tu cadena de suministro

Los equipos de adquisiciones que obtienen los resultados más rápidos de la automatización eligen un área de proceso medible, definen un punto de referencia, ejecutan una prueba piloto y construyen a partir de ahí. Las autorizaciones de órdenes de compra y la conciliación de facturas son puntos de partida comunes porque los datos del antes y el después son claros.

Comienza con tus procesos de mayor volumen y más manuales y expande a medida que aumentan la calidad de los datos y la capacidad del equipo. El objetivo es una prueba piloto funcional en los primeros 90 días, datos claros del retorno de la inversión para el mes seis y una base sobre la que puedas seguir construyendo.

Amazon Business se conecta directamente con más de 300 sistemas ERP y de adquisiciones y automatiza autorizaciones y guía a los compradores hacia productos preferidos y que cumplen con las políticas. Asimismo, brinda a los equipos de adquisiciones visibilidad del gasto en tiempo real a través de la analítica integrada. Comunícate con nuestro equipo para ver cómo funciona para tu organización o crea una cuenta gratuita para comenzar hoy.

Preguntas frecuentes sobre la automatización de la cadena de suministro