Universidad de Washington

Resumen

La Universidad de Washington (UW) reconoció que los profesores y el personal realizaban compras relacionadas con la universidad con la versión para consumidores de Amazon. La institución decidió consolidar estas compras a través de Amazon Business en una cuenta maestra única y, como resultado, la universidad obtuvo una mayor visibilidad de los gastos y simplificó la administración de los pedidos de su departamento de servicios de adquisiciones, lo que dio al cuerpo docente y al personal una mayor autonomía y una experiencia de compra sencilla.

Posibilitar la educación con compras optimizadas

La Universidad de Washington, fundada en 1861, es una de las universidades públicas más importantes del mundo, educa a más de 54 000 estudiantes anualmente en tres campus regionales y emplea a más de 29 000 profesores y personal. La organización de Servicios de adquisiciones de la UW es responsable de las compras en toda la universidad. El Subdirector de Servicios de Adquisiciones de la UW habló con nosotros sobre cómo Amazon Business cambió la forma en que la institución enfrenta las compras. 

P: ¿Cuáles son algunos de los distintos desafíos a los que se enfrenta como empresa de adquisición?

R: Tenemos diversas responsabilidades de compra, desde suministros de oficina cotidianos hasta equipos científicos costosos. Buscamos continuamente formas de simplificar las compras, obtener una mayor comprensión de cómo se gasta el dinero y consolidar el gasto repetitivo. Al mismo tiempo, tenemos que equilibrar el control centralizado del proceso de compra con la experiencia de usuario de nuestros asociados y partes interesadas en los procesos del campus.

P: ¿Qué los llevó a considerar a Amazon Business?

R: Notamos que muchos de nuestros profesores y personal realizaban compras relacionadas con el trabajo a través de Amazon, ya que aprovechaban la amplia selección de productos, el envío rápido y los beneficios de Amazon Prime. Estas compras se realizaron con ProCards, que son tarjetas Visa emitidas por la universidad y destinadas a compras en dólares de bienes que no están disponibles en nuestros catálogos de Ariba. 

El uso de Amazon en el trabajo era atractivo para algunos usuarios, pero teníamos relativamente poca información sobre las transacciones que realizaban. Para obtener más visibilidad y alejar a los usuarios de la plataforma de compras para consumidores de Amazon, decidimos migrar nuestros usuarios a Amazon Business bajo una cuenta maestra única que es administrada centralmente por los Servicios de adquisiciones. Como la gente ya prefería comprar en Amazon, fue muy fácil hacer la transición.

P: ¿Qué beneficios experimentó desde que adoptó Amazon Business?

R: Ahora, la organización de Servicios de adquisiciones tiene una visibilidad instantánea de las transacciones. También podemos utilizar las herramientas analíticas integradas de Amazon Business Analytics para rastrear e informar sobre compras de gasto repetitivo. Amazon Business ofrece a los usuarios la autonomía para encontrar lo que necesitan de una manera familiar, fácil e intuitiva. Nos permite centrarnos en las compras estratégicas que hacemos para la universidad. Cambió mi forma de pensar sobre las compras.

P: ¿Cuáles son sus planes futuros para el uso de Amazon Business?

R: La integración de Amazon Business en nuestra solución SAP Ariba como proveedor externo creará una experiencia de usuario perfecta para los profesores y el personal que pueden utilizar el flujo de trabajo de compras estándar para comprar en Amazon. También nos permitirá consolidar una gama más amplia de actividades de compra a través de un único proveedor, lo que reduce los costos de administración y la complejidad de tener que incorporar nuevos proveedores para compras únicas. Además, ofrece la oportunidad de obtener mayores conocimientos, ya que reúne todos los datos de compra de Amazon Business en un solo lugar.

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