Adquisición para organizaciones sin fines de lucro: Cómo mantener el foco en la misión

Tradicionalmente, en las organizaciones sin fines de lucro, la adquisición ha priorizado la eficiencia de costos. Sin embargo, un cambio de paradigma emergente hacia compras centradas en la misión redefine el rol de los líderes de adquisición en el sector. Este enfoque reconoce que la adquisición es una función estratégica que puede respaldar de forma directa la misión de la organización.
 

Las compras centradas en la misión alinean las decisiones de adquisición con los valores centrales de tu organización. Se trata de un abordaje que va más allá de los costos y tiene en cuenta el impacto social, medioambiental y económico de cada compra. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro que está comprometida con la sostenibilidad ambiental puede priorizar a proveedores que tienen prácticas ambientales sólidas.

Para adoptar este abordaje de una forma efectiva, primero hay que comprender sus beneficios en comparación con las estrategias tradicionales de adquisición, aprender a crear una política estructurada a su alrededor y entender cómo la tecnología puede ayudar a promover y medir su impacto. 

Comprender la adquisición centrada en la misión

Los beneficios de la adquisición centrada en la misión para organizaciones sin fines de lucro tienen un alcance amplio. Fortalece la reputación de la organización sin fines de lucro, aumenta la participación de las partes interesadas y favorece a las comunidades a las cuales ayuda. Cuando alineas tus decisiones de compra con tus valores, la adquisición puede servir para crear un cambio significativo al apoyar a los negocios locales, promover el comercio justo o reducir la huella medioambiental que dejas.
 

Los beneficios de la adquisición centrada en la misión incluyen:

• Fidelidad aumentada: Según una encuesta reciente de IBM, los consumidores centrados en el propósito representan el segmento más grande del mercado. Un 73 % de los consumidores que se interesan por la sostenibilidad está dispuesto a pagar más por productos sostenibles. Es más probable que los clientes y donantes apoyen a organizaciones que reflejen sus valores y que contribuyan de manera positiva a la sociedad.

• Atracción de donantes: En una encuesta de Marketing Charts de 2024, se descubrió que casi el 70 % de los consumidores tienden a comprar marcas con las que comparten sus valores. Al tomar decisiones de compras alineadas con su misión, las organizaciones sin fines de lucro pueden demostrar su compromiso con las causas que apoyan, lo que puede atraer a personas con valores similares y aumentar sus oportunidades de financiamiento.

• Eficiencia y alcance mejorados: Al elegir intencionalmente productos y servicios de negocios locales o que pertenecen a minorías, las organizaciones sin fines de lucro pueden dar visibilidad y apoyar a comunidades marginalizadas. Esto permite que dichas comunidades experimenten un crecimiento económico y también refuerza el compromiso con la diversidad y la inclusión. Incluso puede hacer que los pedidos lleguen más rápido si los proveedores están cerca.

   

Ocho formas de implementar la adquisición centrada en la misión

Para lograr el éxito en la adquisición centrada en la misión, debes comenzar por entender, de una forma integral, la misión y el contexto social y medioambiental más amplio de tu organización. Necesitarás crear sociedades sólidas con proveedores que compartan tus valores y desarrollar políticas de adquisición que reflejen esos principios. 

Lo que es más importante, es recomendable que promuevas este abordaje adentro de tu organización. Fomenta la adopción en cada nivel para que la adquisición centrada en la misión se integre a la cultura de tu organización.

Ten en cuenta las siguientes tácticas si deseas implementar estos estándares de adquisición.
 

1. Elimina las deficiencias de los datos

Mejora la visibilidad de gastos, el seguimiento del desempeño y la responsabilidad de la partes interesadas para eliminar deficiencias en los datos. Cuando los datos son precisos y transparentes, puedes tomar decisiones de compra más informadas y alineadas con la misión. Dar pasos incluso pequeños hacia la transformación digital puede ayudar a obtener perspectivas de adquisición valiosas.

2. Desarrolla políticas claras

Cuando las organizaciones sin fines de lucro tienen políticas de adquisición detalladas, esto garantiza que las compras se alineen con la misión. Estas políticas deben describir una amplia gama de procedimientos, que incluyan todo desde establecer un proceso de solicitud y ofertas justo hasta crear una política para conflictos de intereses.

Las políticas también pueden guiar lo que tus empleados pueden comprar. Por ejemplo, Amazon Business tiene la característica Guided Buying que te permite dirigir a los miembros de tu organización a proveedores y productos preferidos, como por ejemplo, aquellos que cuentan con certificaciones Climate Pledge Friendly. Esto te da mayor autoridad sobre los gastos de tu organización, pero sin dejar de permitir que los compradores tengan opciones.

3. Haz compras basadas en valor

Hacer compras basadas en valor significa elegir proveedores que se alineen con la misión y los valores de tu organización, incluso si los costos son leventemente más altos. Por ejemplo, una organización sin fines de lucro puede elegir comprarle a un proveedor que contrata individuos desfavorecidos para respaldar una misión social. Algunos proveedores, como Amazon Business, ofrecen centros de adquisición para ayudarte a identificar los negocios pertinentes.

Si los precios son un factor importante, puedes explorar diferentes opciones de términos de pago. Amazon Business, por ejemplo, ofrece opciones de compra flexibles para clientes Business Prime a través de su característica Pago por factura. Esto le permite a tu organización comprar ahora y pagar después en compras elegibles, al fin de dejar disponible flujo de efectivo. 

4. Apoya a los socios locales

El ochenta por ciento de los negocios locales considera que retribuir a la comunidad es parte de su misión. Comprarles a proveedores locales puede aumentar el impacto de tu organización sin fines de lucro y apoyar el crecimiento económico en las comunidades a las que sirves.

5. Evalúa las prácticas de adquisición actuales

Asegúrate de que los procedimientos de adquisición que implementas tengan el mismo nivel de ética y responsabilidad social que los productos y servicios que compras. Esto significa prestar atención a cuestiones como:

• usar embalaje sustentable;

• implementar prácticas laborales justas, lo cual incluye condiciones de trabajo seguras y salarios justos;

• investigar de manera integral la confiabilidad de los potenciales socios;

• revisar con regularidad el proceso de adquisición para promover la mejora continua;

• seguir todas las regulaciones y requisitos de mantenimiento de registros cuando se emplean fondos federales;

• ajustar los métodos de adquisición una vez que alcances el umbral de microcompras de las asignaciones federales para evitar incumplimientos.

   

6. Establece objetivos de adquisición alineados con la misión

Establecer objetivos claros y medibles hace que sea más fácil tener estrategias de adquisición intencionales. Algunos ejemplos de objetivos de adquisición centrados en la misión incluyen:

• alentar la diversidad de proveedores;

• reducir la huella de carbono;

• promover el comercio justo;

• apoyar la economía circular mediante el uso de materiales reciclados o renovables.

Hacer que estos objetivos sean medibles te permite saber si los alcanzas. Por ejemplo, puedes establecer un objetivo como “Para el final del tercer trimestre, reduciremos nuestra huella de carbono un 12 % en comparación con el año pasado”.

7. Incluye a las partes interesadas en las decisiones de adquisición

Incluir a las partes interesadas involucradas en la decisión de cómo se usan los fondos es importante para mantener la transparencia y la responsabilidad financiera. Considera organizar reuniones de evaluación de necesidades para comprender qué se necesita realmente, compartir tu proceso de toma de decisiones e invitar a las partes interesadas a unirse a comités de adquisición. Las sesiones de retroalimentación regulares y de preguntas y respuestas pueden ayudar a generar confianza y mejorar los resultados.

8. Asignar y definir roles y responsabilidades claras

A la hora de crear políticas de adquisición, define con claridad el rol de cada persona. Esto incluye decidir quién revisará y autorizará los procedimientos de adquisición, las órdenes de compra y las decisiones de gestión. Asigna un líder de adquisición para cada paso a fin de garantizar que tus estrategias se alineen con los objetivos de la misión sin dejar de lado la efectividad de costos.

Crea una política de adquisición: una lista de verificación 2025

La política de adquisición de una organización sin fines de lucro establece pautas claras para garantizar que se realicen compras éticas, transparentes y efectivas en cuanto a costos. También ayuda a tu organización a mantenerse en cumplimiento con los requisitos legales y las expectativas de los donantes.

Cuando crees tu política, ten en cuenta estas partes fundamentales:

• Niveles de autorización: define niveles específicos de autorización y umbrales de gasto en función de los costos de las compras. Por ejemplo, las compras de más de $500 podrían requerir la aprobación de un director ejecutivo y no solo del jefe de departamento.

• Métodos de adquisición permitidos: especifica si los empleados pueden hacer compras directas, si necesitan enviar solicitudes de cotización o propuestas, o si pueden usar la adquisición de una sola fuente. Describe los criterios y la documentación que se requieren para cada método. 

• Selección de proveedores: describe cómo se seleccionan y evalúan los proveedores y establece un proceso para llevar adelante revisiones de desempeño regulares.

• Política de conflicto de intereses: define procedimientos para divulgar relaciones personales o intereses financieros que podrían influenciar las decisiones de compra.

• Documentación: elabora una lista de la documentación necesaria para cada método de adquisición, tal como cotizaciones, facturas y ofertas competitivas.

• Excepciones: determina cuándo se pueden hacer excepciones a ciertas políticas de adquisición y quién tiene la autoridad para aprobarlas.

• Cumplimiento: incluye reglas para lograr la adhesión a los requisitos de los donantes y una orientación uniforme para cuando se utilicen fondos federales. Además, detalla las potenciales acciones disciplinarias en caso de que los miembros del equipo no cumplan estas políticas.

   

Herramientas fundamentales para compras centradas en la misión

Equilibrar la rentabilidad, los requisitos legales y los objetivos de la organización no es tarea menor. Adoptar un software de adquisición puede hacer más liviana la carga al automatizar los procesos de autorización manuales, identificar oportunidades de ahorro de costos y hacer un seguimiento de presupuestos y gastos. 

Las soluciones de adquisición electrónica también pueden garantizar que las compras se alineen con los objetivos de tu misión. Por ejemplo, Amazon Business puede ayudarte a hacer un seguimiento de los requisitos de las donaciones y el gasto para garantizar que cada dólar se emplee de una forma significativa. La tecnología para organizaciones sin fines de lucro puede ayudarte a crear procesos más eficientes, proporcionar evidencia creíble que demuestre el impacto directo de cada donante mediante herramientas de análisis y permitirte adquirir suministros de forma rápida cuando sean necesarios.

Cómo medir la adquisición centrada en la misión

Para comprender la efectividad de tus estrategias de adquisición, necesitas tener KPI concretos que midan los resultados. Si bien tus métricas específicas dependerán de tus objetivos centrados en la misión, a continuación puedes ver algunos ejemplos:

• Reducción de residuos de vertedero: cuantifica los residuos generados en el proceso de embalaje y haz un seguimiento de tus esfuerzos por reducirlos.

• Eficiencia en el transporte: supervisa los métodos de transporte y la eficiencia; luego identifica oportunidades de reducir las emisiones.

• Diversidad de proveedores: calcula el porcentaje de gasto asignado a negocios propiedad de minorías, mujeres, veteranos y otras poblaciones designadas.

• Prácticas laborales justas: mide el porcentaje de proveedores que se auditaron para saber si cumplían con los estándares de trabajo justo el año pasado.

A medida que tus objetivos evolucionan, lleva adelante revisiones y actualizaciones regulares de tus políticas de adquisición para mantener la alineación.

Perspectivas a futuro

La compra centrada en la misión no es solamente una moda; es un imperativo estratégico para los líderes de adquisición de organizaciones sin fines de lucro. Al utilizar este enfoque, la adquisición se puede convertir en una herramienta poderosa para el avance de la misión de tu organización y el impulso de un cambio significativo.

Es crucial que te pongas en contacto con los proveedores a principios del año para así asegurar los mejores efectos. Esto te permite colaborar en un plan de acción que garantice la alineación y maximice los resultados positivos de los esfuerzos de adquisición centrados en la misión con meses de antelación.

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